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Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement bei Lagergut Digital

Beratung Dokumentenmanagement

Wir beraten Sie bei der Auswahl und Einführung Ihres Inhouse Dokumentenmanagement-Systems oder elektronischen Archivs. Wer auf Digitalisierung setzt, braucht auch ein System, um die digitalen Dokumente zu verwalten und zu steuern: ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Wer sich mit Dokumentenmanagement auseinandersetzt, wird schnell von der Komplexität des Themas überwältigt. Verschiedene Ansätze, verschiedene Philosophien und eine Vielzahl von Anbietern machen die Auswahl unübersichtlich. Die technischen Herausforderungen sind dabei nicht unbedingt die größten Hürden. Die organisatorischen Änderungen, die eine DMS Einführung mit sich bringen, sind die eigentliche Herausforderung. Wir beraten Sie dabei, die für Ihr Unternehmen optimale Lösung zu finden. Von der Planung, der Erfassung der Anforderungen, der Anbieterauswahl bis zur Projektbegleitung bei der Einführung unterstützen wir Sie mit unserer fast 15-jährigen Erfahrung in diesem Bereich.

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Ziel- und Strategiefindung

Basierend auf unserem Fragenkatalog ermitteln wir gemeinsam Ihre Zielsetzung und die Strategie, mit der wir dieses Ziel erreichen. Fragen, die wir Ihnen stellen, können wie folgt aussehen:

  • Welches strategische Ziel soll primär mit dem DMS erreicht werden?
  • Welche Verfahren und Prozesse sollen ersetzt oder ergänzt werden?

Es gibt auch eine Handvoll Fragen, auf die wir nur in enger Zusammenarbeit eine Antwort finden:

  • Welche Anforderung erwarten uns im Detail?
  • Wie können Prozesse mithilfe des DMS optimiert oder sogar neu gestaltet werden?
  • Sind durch den Einsatz des DMS sogar neue Services oder Dienstleistungsbereiche möglich?
  • Lassen sich Schnittstellen zu anderen Abteilungen oder Partnern finden?

Darauf basierend erfassen wir die Anforderungen der einzelnen Fachbereiche und Abteilungen und erstellen die Leistungsbeschreibung bzw. das Fachkonzept. Auch der passende Anbieter für das DMS und die Systemintegration wird dabei gefunden und mittels eines objektiven Anbieterbenchmarking ausgewählt. Auf Ihren Wunsch begleiten wir auch gerne Ihre Implementierungsphase und bilden die Schnittstelle zwischen den Fachbereichen und dem Systemintegrator.

Vorteile unserer DMS-Beratung

Anbieterneutral

Wir garantieren bei unserer Beratung Anbieter- und Dienstleisterneutralität.

Erfahrung

Mit beinah 15 Jahren Erfahrung auf dem Sektor der DMS Beratung gibt es nahezu keine Aufgabenstellung, die wir noch nicht gesehen hätten.

Vollständige Begleitung

Unsere Beratung endet nicht mit der Anbieterauswahl. Wir unterstützen Sie bis zum Produktivbetrieb und darüber hinaus.

Beratung

Dokumentenmanagement Beratung - so läuft’s ab

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Zieldefinition

Sie legen die Ziele der DMS Einführung fest. Gerne beraten wir Sie dazu.

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Anforderungen

Wir erheben und dokumentieren die Anforderungen der Fachbereiche und Stakeholder.

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Fachkonzept

Wir erstellen das Lastenheft bzw. das Fachkonzept, in dem die benötigten Funktionen beschrieben werden.

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Anbieterauswahl

Anhand eines Benchmarks ermitteln wir objektiv den geeigneten Anbieter.

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Umsetzung

Wir begleiten Sie während der Implementierungsphase mit unserem PM Know-how.

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Produktionsbetrieb

Wir unterstützen Sie bei der Endabnahme und der Produktivsetzung des Systems.

Dokumentenmanagement als Service

Lagergut Digital bietet verschiedene Dienstleistungen für Ihr Dokumentenmanagement als Service (Software as a Service - SaaS) an.
Sie wollen eine elektronische Dokumentenverwaltung und Archivierung, aber ohne selbst in teure Hard- und Software, in Know-how und Systembetrieb zu investieren? Wir bieten Ihnen Möglichkeiten zur Dokumentenverwaltung auf unserer private Cloud Plattform an. So genießen Sie GoBD konforme Archivierung, IT-Sicherheit auf hohem Niveau und garantierte Ausfallsicherheit. Unser System bietet Ihnen alle benötigten Funktionen und ist somit intuitive bedienbar und schnell erlernt.

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GoBD-konform

Die sichere und rechtskonforme (GoBD) Archivierung Ihrer Dokumente garantieren wir.

Dezentral verfügbar

Sie benötigen lediglich einen Webbrowser und können von überall aus auf Ihre Daten zurückgreifen - sogar mobil.

Sicherheit

Ihre Daten liegen in einem ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum und werden rund um die Uhr aktiv überwacht.

Sicherheit in der privaten Cloud

Ihre Dokumente und Daten befinden sich in der Cloud. Allerdings nicht in irgendeiner Cloud wie von Google, Amazon oder Dropbox - bei denen der physische Standort der Daten überall sein kann - sondern in unserer privaten Cloud. Unsere Daten liegen in einem deutschen Rechenzentrum und die Daten verlassen Deutschland auch zu keinem Zeitpunkt. Zugriff auf Ihre Dokumente haben Sie über eine gesicherte Webverbindung - auch über mobile Clients.

Vorteile des Dokumentenmanagements als Service

Für kleinere und mittelgroße Unternehmen, die keinen ausgesprochenen IT-Fokus haben, ist der Aufbau und Systembetrieb eines Dokumentenmangementsystems (DMS) oder eines elektronischen Archivsystems oftmals nicht finanzierbar. Dabei ist das System an sich in der Regel nicht der Kostenfaktor, aber Randthemen wie Backup, Datensicherheit durch Redundanz, Systembetrieb, Systemverfügbarkeit und IT-Sicherheit entwickeln sich schnell zu Kostentreiber. Durch die Umlage dieser Kosten auf viele Kunden können wir den Service zu einem günstigen Preis anbieten.

Cloudarchivierung

Ihre Daten in unserem Cloud Archiv - so läuft’s ab

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Anfrage

Sie teilen uns Ihre Anforderungen mit. Was möchten Sie archivieren und wie viele Nutzer haben Sie?

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Angebot

Wir erstellen Ihnen ein Angebot für die geforderte Anzahl der Nutzer und das benötigte Datenvolumen.

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Einrichtung

Benutzer, Zugriffsrechte und Dokumententypen werden eingerichtet.

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Digitalisierung

Falls Sie Papierdokumente haben, digitalisieren wir diese und legen sie geordnet in dem Archiv ab.

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Datenmigration

Ihre elektronischen Daten können Sie selbstständig in das neue Archiv migrieren oder wir erledigen das für Sie.

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Zugriff

Über eine gesicherte Webverbindung können nun alle eingerichteten Benutzer auf die Daten zugreifen.

Konnten wir Ihr Interesse für unsere Dienstleistungen wecken?

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