Digitalisieren in der Immobilienbranche

Mit der Digitalen Immobilienakte werden Unterlagen rund um Immobilien endlich bequem nutzbar – sogar von unterwegs auf Mobilgeräten, zum Beispiel auf der Baustelle oder beim Maklergespräch. Selbst unhandliche großformatige Baupläne und Zeichnungen haben Sie nun bequem auf dem Monitor im Zugriff.

Eingehende Post wie Eingangsrechnungen von Handwerkern oder Schreiben von Mietern werden digitalisiert dem jeweiligen Objekt zugewiesen und dem verantwortlichen Sachbearbeiter übermittelt. Alle Unterlagen sind dadurch korrekt archiviert und können zügig bearbeitet werden. So werden Prozesse im Immobilienmanagement schlanker, schneller und effektiver.

Ein Rechte- und Rollensystem sorgt bei der Digitalen Immobilienakte dafür, dass nur Befugte wie Führungskräfte, Sachbearbeiter oder Partner Einblick haben und bearbeiten dürfen: Jeder sieht nur das, was ihn angeht. Das können auch Externe sein: Handwerker, die einen Ausschnitt des Bauplans benötigen. Rechtsanwälte oder Notare, die Daten für ein Vertragswerk zusammenstellen wollen oder Finanzierungspartner, die vorhandene Informationen abgleichen möchten. Auch Mietern kann ein Zugang zu entsprechenden Bereichen der Digitalen Mieterakte freigeschaltet werden, so dass Anfragen durch Senden eines Links schneller und komfortabler als per klassischem Postversand beantwortet werden können.

So ermöglicht die Digitale Objektakte verschiedensten Gruppen schnell und von überall her den Zugriff auf exakt die Daten, die sie gerade benötigen und sehen dürfen. Einzelne Personen, zum Beispiel Führungskräfte, bekommen dagegen den Komplettzugriff freigeschaltet.

Ein reines Scannen von Immobiliendaten ergibt einen Ordner voller PDF-Dateien, die sich nicht digital durchsuchen lassen. Mitarbeitende suchen dann weiterhin selbst, nur eben in der elektronischen Datei statt im Papier.

Im Rahmen unserer Scandienstleistung machen wir deshalb jedes einzelne Dokument durch Klassifizieren und Indexieren automatisch durchsuchbar. Damit ist jede Information künftig schnellsten auffindbar. Beim Klassifizieren werden den Dokumenten Kategorien zugewiesen, die sich aus Ihrem Workflow ergeben – beispielsweise Objektdaten, Mietverträge, Exposés und ähnliche. Beim Indexieren wird der Inhalt von Dateien maschinenlesbar gemacht und mit Titel und Dokumentendatum versehen.

Die Genauigkeit und Erfahrung, die wir in diese Arbeitsschritte stecken, ist entscheidend für den späteren Nutzwert der Digitalen Immobilienakte. Qualitätsunterschiede zwischen Scandienstleistern fürs Scannen und Digitalisieren von Immobilienakten zeigen sich vor allem an diesem Punkt.

Immobilienakten enthalten auch vertrauliche persönliche Daten, beispielsweise von Käufern oder Mietern, die besonderem Schutz unterliegen. Für die Verarbeitung und Speicherung dieser personenbezogenen Daten schreibt der Gesetzgeber den Einsatz geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen vor, um den geforderten Schutz zu gewährleisten, beschrieben im Bundesdatenschutzgesetz BDSG § 9. Beim Scannen von Immobilienakten stellen wir sicher, dass die Anforderungen aus dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) wie auch die der Datenschutz- Grundverordnung (DSGVO) erfüllt sind.

Unter anderem werden dazu die Dokumente in einem Netzwerk verarbeitet, welches keine Verbindung nach Außen hat und somit vor Hackerangriffen geschützt ist. Intern setzen wir technische und organisatorische Maßnahmen um, die es selbst unseren Mitarbeitenden unmöglich machen, Dokumente zu kopieren, zu fotografieren oder in digitaler Form zu versenden. Unsere IT- Infrastruktur entspricht den Anforderungen der ISO/IEC 27001 Informationssicherheit.

Wer kein allzu großes Immobilienunternehmen leitet, kommt eventuell auf die Idee, die Digitalisierung einfach selbst vorzunehmen. Die erhoffte Einsparung lässt sich in der Praxis jedoch meist nicht realisieren, der Aufwand ist größer als gedacht. Jede Akte muss Blatt für Blatt geprüft und vorbereitet werden. Insbesondere Metallteile wie Büroklammern können sonst den Arbeitsfluss stoppen oder gar den Scanner beschädigen. Für großformatige Baupläne sind spezielle Scanner nötig. Das eigentliche Scannen ist nur ein vorbereitender Teilschritt, wichtiger ist die darauffolgende Digitalisierung, die den Inhalt der Akte maschinenlesbar und im Alltag nutzbar macht. Die dafür genutzte OCR-Software setzt eine recht aufwändige Einarbeitung und Anpassung voraus, bis sie fehlerfrei funktioniert. Zudem müssen während des gesamten Vorgangs die Vorschriften der DSGVO umgesetzt werden. Unterm Strich bedeutet dies, dass es wesentlich wirtschaftlicher ist, den Prozess der Digitalisierung der Immobilienakten an einen externen Dienstleister zu vergeben.

Für die umfassende Nutzung einer Digitalen Immobilienakte wird geeignete Software eingesetzt, meist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), das Ihnen Zugriff, Durchsuchen, Bearbeiten, Auswerten und viele Funktionen mehr bietet. Wichtige Kriterien sind beispielsweise, ob Sie Schnittstellen zu anderen Softwareanwendungen benötigen, ob auch von unterwegs mobil auf Daten zugegriffen werden soll und ob Sie eine Cloud-Lösung oder Software auf dem eigenen System bevorzugen.

Wir beraten Sie auf Basis unserer langjährigen Erfahrung mit vielen Kundenprojekten zu den Optionen auf dem Markt und unterstützen bei Implementierung in Ihrem Unternehmen.

Wenn Sie bereits eine Software nutzen, liefern wir Ihnen die digitalisierten Daten im passenden Format, so dass der Import problemlos erfolgt.

Welche Unterlagen sich in der Digitalen Immobilienakte finden, hängt zum einen von Vorgaben des Gesetzgebers und zum anderen von Ihren individuellen Anforderungen ab. Bauanträge, Schriftverkehr, Baupläne und Unterlagen zur Statik, Bebauungspläne, Grundbuchauszüge, Flurkarten, Altlastenkataster, Gutachten, Genehmigungen, Versicherungen sind beispielsweise Datensätze, die grundsätzlich zu einer Immobilie gehören. Hinzu kommen Verträge zu verkauften oder vermieteten Einheiten, wie Kaufvertrag, Teilungserklärung, Darlehensvertrag, Grundschuldbestellung oder Mietvertrag. Ergänzt durch Baubeschreibungen, Kostenkalkulationen, Kubaturberechnungen, Wohnflächenberechnungen, Exposés, Fondsprospekte, Gesellschaftsverträge und ähnliche Datensätze.

Die Aufbewahrung von Immobilienakten in Papierform nimmt viel Platz weg. Schön wäre es, wenn man sie nach der Digitalisierung entsorgen könnte. Sie können – es gibt aber Einschränkungen: Alle beweispflichtigen Dokumente bewahren Sie zur Sicherheit zusätzlich zur digitalen Kopie besser im Original auf. Bei diesen Dokumenten wird bei Auseinandersetzungen – beispielsweise vor Gericht – die Schriftform mit Originalunterschrift verlangt.

Auch wenn Sie Originalunterlagen aufbewahren, profitieren Sie von den Vorteilen der Digitalen Immobilienakte. Denn da Sie die Originalunterlagen nun nicht mehr täglich im direkten Zugriff benötigen, können Sie fürs Archivieren Lagerfläche in günstiger Lage in der Peripherie anmieten und machen wertvolle Flächen an Ihrem Zentralstandort frei.