Verträge digitalisieren:
Intelligent archivieren und das Vertragsmanagement optimieren

Verträge regeln komplexe Beziehungen zwischen Kunden, Lieferanten, Partnern oder Mitarbeitenden. Je nach Geschäftsmodell kann die Zahl der zu betreuenden Verträge sehr hoch sein, das effektive Vertragsmanagement wird dann zu einem relevanten Erfolgsfaktor. Beispielsweise bei Wohnungsverwaltungen, Energieversorgern oder Zeitarbeitsfirmen. Doch auch in kleineren Unternehmen können Arbeitsverträge, Kaufverträge, Lieferverträge, Dienstleistungsverträge, Mietverträge, Leasingverträge oder Kreditverträge erstaunliche Aktenberge ergeben.

Die Digitale Vertragsakte hilft dennoch jederzeit den Überblick zu bewahren – über Rechte und Pflichten, die sich aus Verträgen ergeben und über Zeitpläne sowie entscheidende Termine. So werden Pflichten und Termine (wie z. B. Kündigungstermine oder neu zu verhandelnde Verlängerungen) eingehalten, Vertragsstrafen werden vermieden und die vertraglichen Rechte bleiben im Überblick und können nötigenfalls eingefordert werden.

Unterm Strich werden die Rechtsabteilung eines Unternehmens bzw. das verantwortliche Team deutlich entlastet, wenn durch Digitale Vertragsakten relevante Informationen schneller gefunden werden, wenn im Fristenmanagement Fristen automatisch überwacht und wenn wiederkehrende Arbeitsschritte automatisiert werden können.

Auch dem Finanzcontrolling wird das Beurteilen von Verträgen im Hinblick auf Laufzeit und Wert durch die Digitale Vertragsverwaltung deutlich vereinfacht. Alle Daten sind sofort übersichtlich verfügbar, ohne Gang ins Aktenarchiv, ohne Blättern in Verträgen in Papierform.

Ein Rechte- und Rollensystem sorgt beim Digitalen Vertragsmanagement dafür, dass nur Befugte wie Führungskräfte, Sachbearbeiter oder Partner Einblick in Vertragsdaten haben und diese bearbeiten dürfen: Jeder sieht nur den jeweiligen Ausschnitt des Gesamtbilds, den er zu seiner Arbeit benötigt. Das können auch Externe sein, wie Rechtsanwälte oder Notare, die Daten für ein Vertragswerk zusammenstellen wollen.

So ermöglicht die Digitale Objektakte verschiedensten Gruppen schnell und von überall her den Zugriff auf exakt die Daten, die sie gerade benötigen und sehen dürfen. Einzelne Personen, zum Beispiel Führungskräfte, bekommen dagegen den Komplettzugriff freigeschaltet.

Wenn wir bei Lagergut Digital Verträge digitalisieren, beginnen wir damit, die Inhalt der Vertragsdokumente mit Hochleistungsscannern zu scannen. Im folgenden Arbeitsschritt werden die Inhalte digitalisiert, also für den Computer durchsuchbar gemacht. Die fertigen Datensätze werden verschlüsselt in einem zentralen Archiv so abgelegt, dass sie vor unbefugtem Zugriff geschützt sind und mit Software schnell durchsucht, bearbeitet und erweitert werden können.

Als Scandienstleister haben wir besonders hohe Ansprüche an die Personen, die bei uns mit dem Scannen und der Digitalisierung beschäftigt sind. Vertrauliche Daten sollen in jedem Fall vertraulich bleiben. Dafür sorgen wir mit einem Scan- und Digitalisierungsprozess, der die Sicherheit sensibler persönlicher Daten während des ganzen Vorgangs wahrt.

Falls die Digitalisierung nicht vor Ort in Ihrem Unternehmen erfolgt, ergeben sich mit Transport zum Bearbeitungsort, der Lagerung dort, dem eigentlichen Prozess des Scannens und Digitalisierens und der Lagerung nach der Bearbeitung weitere Angriffspunkte, auf die unsere Prozesse ausgerichtet sind. Dazu gehören für uns beispielsweise Vorrichtungen, die den Zugriff durch nicht autorisierte Personen verhindern. Zudem sind alle Mitarbeitenden datenschutzrechtlich geschult.

Unseren Prozess für die Digitalisierung von Verträgen haben wir über viele Jahre optimiert. Von der Beratung über die Logistik, das Scannen, die Indexierung, die elektronische Bereitstellung und Archivierung bis zur Vernichtung der Vertragsakten ist alles darauf ausgelegt, sensible Daten sorgsam zu behandeln, diskret zu halten und die Vorgaben des Datenschutzes umzusetzen.

Lagergut Digital möchte, dass Ihnen das Digitalisieren von Vertragsunterlagen spürbar Arbeit abnimmt – deshalb bieten wir Fullservice an. Wir holen Ihre Vertragsakten ab, liefern die digitalen Verträge und kümmern uns auch um Vernichtung oder Archivierung der Originale. Zudem berät Lagergut Digital Sie zu Softwarelösungen fürs Digitale Vertragsmanagement und entwickelt in Kooperation mit dem Partnerunternehmen Jobasoft individuelle Lösungen, auch auf Basis von AI (Artificial Intelligence).

Wer Verträge einfach scannen lässt, erhält einen Ordner voller PDF-Dateien, die nicht digital durchsucht werden können. Statt im Papier sucht man dann eben in der elektronischen Datei. Mit Digitalisierung des Vertragsmanagements hat das nichts zu tun.

Zur Scandienstleistung gehört für uns deshalb auch der Schritt, jedes einzelne Dokument durch Klassifizieren und Indexieren automatisch durchsuchbar zu machen. Erst so wird jede Information in Sekundenbruchteilen auffindbar. Beim Klassifizieren werden den Dokumenten Kategorien zugewiesen, die sich aus Ihrem Workflow ergeben – beispielsweise Kategorien, Laufzeiten, Volumen und ähnliche. Beim Indexieren wird der Inhalt von Dateien maschinenlesbar gemacht und mit Titel und Dokumentendatum versehen.

Die Präzision und Erfahrung, mit der diese Arbeitsschritte ausgeführt werden, entscheidet über den späteren Nutzwert der Digitalen Vertragsakte. Vor allem hier zeigen sich die Qualitätsunterschiede zwischen den Scandienstleistern für die Digitalisierung von Verträgen.