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Rechnungen scannen

Scannen von Rechnungen als Outsourcing-Dienstleistung

Wir scannen und erfassen Ihre Rechnungen. Reduzieren Sie die Kosten für die Erfassung der Eingangsrechnungen durch Outsourcing.

Befreien Sie Ihre Buchhaltung von aufwendiger Digitalisierung und Datenerfassung! Lagergut-Digital übernimmt an Ihrer Stelle das Scannen und Erfassen Ihrer Eingangsrechnungen. Die Rechnungen kommen direkt in einem für Sie eingerichteten Postfach an, werden von uns erfasst und digitalisiert und in PDF Form zusammen mit den Rechnungsdaten digital an Sie weitergeleitet. Somit entlasten Sie Ihre Buchhaltung von Tätigkeiten mit geringer Wertschöpfung.

Durch das Bearbeiten der Rechnung in digitaler Form lassen sich die Kosten erheblich reduzieren, die Durchlaufzeiten verringern und der Rechnungsbearbeitungsprozess transparent gestalten. Selbstverständlich übernehmen wir auch die Erfassung von Rechnungen, die per E-mail ankommen.

Basics:
Was bedeutet es, Rechnungen digital parat zu haben?

Für Sie als Unternehmen bedeutet es viel, denn Rechnungen zu digitalisieren verhindert nicht nur Papierstau, sondern auch, dass Rechnungen in Vergessenheit geraten. Auch der Rechnungseingang wird digitaler, da ihre Rechnungsdokumente für Software lesbar wird und Sie an anstehende Rechnungen erinnert werden.

Neben der Durchsuchbarkeit mithilfe von Schlagworten ist die Automatisierung Ihres Rechnungswesens ein ökonomischer und ökologischer Gewinn für Ihr Unternehmen.

Vorteile durch das Scannen der Rechnungen

Kein Papier mehr

In Ihrem Unternehmen kommen keine Papierrechnungen mehr an.

Einfacher Import

Rechnung mit nur einem Mausklick importieren.

Keine Rechnungskopien mehr

Die Rechnungen können zentral allen Beteiligten zur Verfügung gestellt werden. Kopien sind nicht mehr nötig.

Erinnerung an anstehende Rechnungen

Vergessen Sie nie wieder eine anstehende Rechnung, da durch die Digitalisierung die Dokumente für eine Software lesbar wird, die Sie an Fristen erinnert.

Kostenersparnis

Reduzieren Sie die Kosten für die Rechnungsbearbeitung um bis zu 70 % mit elektronischen Rechnungen.

Vereinfachung der Rechnungsfreigabe

Schnelles Importieren und hochladen von Rechnungen hat den Vorteil, dass auch mehrstufige Rechnungsfreigaben zügiger ablaufen können, da Sie von überall her Zugriff auf Ihre Rechnungsdaten haben.

Elektronische Archivierung von Rechnungen

Rechnungen, die Sie originär in elektronischer Form erhalten, müssen auch in elektronischer Form archiviert werden. Aber auch eingescannten und in digitaler Form bearbeitete Rechnungen sollten elektronisch archiviert werden. Sollten Sie selbst über kein rechtskonformes, elektronisches Langzeitarchiv verfügen, können wir diese für Sie übernehmen. Über unser gesichertes online Archiv stehen die Daten elektronisch den Beteiligten mit entsprechender Berechtigung zur Verfügung und zwar ortsunabhängig und rund um die Uhr.

Ablauf der Rechnungserfassung

Wir stellen eigens für Ihr Unternehmen ein Postfach - postalisch und elektronisch - für die Eingangsrechnungen zur Verfügung. Sie Informieren Ihre Lieferanten, dass ab einem bestimmten Datum alle Rechnungen an dieses Postfach gesendet werden müssen. Wir holen die eingehenden Rechnungen früh morgens ab, scannen diese sofort ein und erfassen die relevanten Rechnungsdaten. So schnell wie möglich erhalten Sie die Rechnungen dann als PDF-Datei sowie die Rechnungsdaten im XML-Format bzw. in einer Form, die Sie direkt in Ihr SAP, ERP-System oder Buchhaltungsprogramm importieren können.

Rechnungsdigitalisierung

Das Scannen Ihrer Rechnungen - so läuft’s ab

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Postfach

Das für Sie eingerichtete Postfach mit den Rechnungen wird von uns früh morgens geleert.

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Scannen

Die Rechnungen werden auf unseren Hochleistungsscannern digitalisiert.

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Datenerfassung

Die Rechnungsdaten werden erfasst und ggf. mit den Bestelldaten aus dem SAP abgeglichen

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QM-Prüfung

Die digitalisierten Bilder und Daten werden einer strengen Qualitätsprüfung unterzogen.

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Datentransfer

Die Rechnungsdaten und das Rechnungs-PDF werden über eine gesicherte Verbindung am Vormittag an Sie übertragen.

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Vernichtung

Die Rechnungen werden noch 3 Monate aufbewahrt und dann gemäß BDSG vernichtet oder bei uns dauerhaft archiviert.

Beratung bei der elektronischen Rechnungsbearbeitung

Wir bieten Ihnen selbstverständlich auch eine tiefer gehende Fachberatung zum Thema elektronische Rechnungsverarbeitung an. Ob auf technischer oder rechtlicher Ebene. Mit unserem Know-how helfen wir Ihnen auch, entsprechende In-House Lösung zu gestalten bzw. diese direkt in Ihre bestehende Dokumentenmanagement-Landschaft zu integrieren.
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