Sie möchten Ihre wichtigen Geschäftsdokumente wie z. B. Verträge. E-Mails oder Personalakten rechtskonform (GoBD) elektronisch archivieren?
Dann ist unsere Cloud-Archiv-Lösung genau das Richtige für Sie, denn Investitionen in ein eigenes elektronisches Archivsystem werden überflüssig. Natürlich kümmern wir uns auch um die Softwarelösung und den Rechenzentrumsbetrieb für Ihren Speicherplatz.
Auch Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung können nun über ein hochwertiges digitales Archiv verfügen.
Durch dezentrale Verfügbarkeit können Sie von überall aus auf Ihre archivierten Dokumente zugreifen.
Unsere elektronische Archivierung entspricht den Anforderungen der GoBD nach revisionssicherer Archivierung. Alle Prozesse laufen DSGVO-konform ab.
Die Kosten errechnen wir aus der Anzahl der Benutzerlizenzen (Staffelpreise) sowie aus der Menge der zu archivierenden Daten (in Gigabyte).
Durch unsere Preisstaffelung und Transparenz können Sie eigenständig Ihre Kosten mit anderen Lösungen vergleichen wie z. B. einer Inhouselösung.
Die revisionssichere Archivierung nach den Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) bedeutet, dass die Dokumente für den festgelegten Zeitraum unveränderbar sind. Darüber hinaus werden alle Bewegungen innerhalb des Archives registriert und über einen sog. Auditlog festgehalten und sind damit stetig nachvollziehbar.
Im Falle einer Steuerprüfung können alle Dokumente sofort bereitgestellt werden und nach allen Anforderungen der GoBD wie unmittelbarer Lesezugriff (Z1), mittelbarer Zugriff über Auswertungen (Z2) und Datenträgerüberlassung in verschiedenen Formaten (Z3) geprüft werden.
Sie haben bereits elektronische Dokumente in einem System, wollen diese aber in unserem Archiv ablegen?
Wir unterstützen Sie selbstverständlich bei der Migration der Daten, indem wir exportierte Daten bei Bedarf in entsprechende Formate umwandeln und für die Langzeitarchivierung tauglich machen.
Befinden sich unter den Dokumenten Großformate wie Pläne oder Zeichnungen, können wir die bewährte MRC-Komprimierung einsetzen, die die Dateigröße der Dokumente auf ein Zehntel verringert - und zwar ohne Qualitätsverluste. Vorhandene Metadaten werden übertragen bzw. auf Wunsch auch durch uns ergänzt.
Dokumente und Akten, die durch Scannen digitalisiert werden, können wir innerhalb eines Workflows ebenso elektronisch archivieren. Dabei übernehmen wir die gesamte Abwicklung von der Logistik bis zur abschließenden Aktenvernichtung. Alle Arbeitsschritte entsprechen den geltenden gesetzlichen Anforderungen und die gescannten Dokumente werden problemlos von der Finanzbehörde akzeptiert.
