Archiv auflösen

Archivraum zu klein oder Akten zu viel?

Wenn Ihr Archiv aus allen Nähten platzt und Aktenstapel Ihre Büroräume verstopfen, sind mit aller Wahrscheinlichkeit auch Ihre Geschäftsprozesse nicht „im Flow“. Lassen Sie sich von uns bei der Archivauflösung helfen, indem wir die Akten und Dokumente, die Sie häufig benötigen, scannen und die Akten, die Sie nicht mehr so häufig brauchen, in unserem Sicherheitsarchiv einlagern und vernichten. Was weg kann, wird gemäß BDSG DIN 66399 entsorgt und Sie sparen die Kosten für einen Archivraum sowie das zeitintensive und ineffektive Suchen in Papierakten.

Wir beraten Sie im Vorfeld über Aufbewahrungsfristen und welche Akten Sie vernichten können, welche gescannt werden sollten und welche kostengünstig in unserem Sicherheitsarchiv eingelagert werden können. Danach übernehmen wir die Verpackung und den Transport der Akten. Akten, die eingelagert werden sollen, werden dann bei uns erfasst und in unserem Sicherheitslager archiviert. Sie können die Akten dann jederzeit über ein Webformular physisch oder digital als sog. Scan-on-demand anfordern. Dokumente, die gescannt werden sollen, bereiten wir entsprechend vor - trennen, entklammern, glätten usw. - und digitalisieren diese in unserem Hochleistungsscancenter.

Bei Bedarf erfassen wir die Dokumente auch nach Ihren Vorgaben. Das bedeutet, wir lesen Informationen wie Rechnungsnummer, Kundeninformationen, Lieferant, Bestellnummer etc. aus den Dokumenten aus und liefern Ihnen diese Daten zusätzlich zu dem gescannten PDF. So können Sie diese leicht in Ihr Dokumentenmanagement oder ERP-System importieren. Akten, die vernichtet werden sollen, entsorgen wir gemäß der BDSG DIN 66399, Schutzklasse 3, Sicherheitsstufe 4 inkl. Vernichtungsnachweis.

Wenn Sie Ihr Archiv auflösen möchten oder Sie offene Fragen zu unseren Dienstleistungen haben, lassen Sie sich gerne von unseren Experten beraten. Wir Erstellen Ihnen ein individuelles Angebot.