Personalakten digitalisieren:
Mehr als das Scannen von Dokumenten

Personalakten enthalten vertrauliche persönliche Daten von Mitarbeitenden, die besonderem Schutz unterliegen. Dazu zählen beispielsweise Informationen zu Einkommen, Familienstand und Kinderzahl, Krankmeldungen, ärztliche Atteste, Religionszugehörigkeit oder Verfehlungen im Arbeitsumfeld.

Bei der Verarbeitung und Speicherung dieser personenbezogenen Daten fordert der Gesetzgeber technische und organisatorische Maßnahmen, um den vorgeschriebenen Schutz zu gewährleisten, beschrieben im Bundesdatenschutzgesetz BDSG § 9. Beim Scannen von Personalakten stellen wir sicher, dass die Anforderungen aus dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) wie auch die der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfüllt sind.

Unter anderem werden dazu die Personalunterlagen in einem Netzwerk verarbeitet, welches keine Verbindung nach Außen hat und somit vor Hackerangriffen geschützt ist. Intern setzen wir technische und organisatorische Maßnahmen um, die es selbst unseren Mitarbeitenden unmöglich machen, Personaldokumente zu kopieren, zu fotografieren oder in digitaler Form zu versenden. Unsere IT-Infrastruktur entspricht den Anforderungen der ISO/IEC 27001 Informationssicherheit.

Wer keine große Personalabteilung hat, kommt eventuell auf die Idee, die Digitalisierung einfach selbst vorzunehmen. Die erhoffte Einsparung lässt sich in der Praxis jedoch meist nicht realisieren, der Aufwand ist größer als gedacht. Für einen schnellen Workflow mit einem automatischen Scanner muss jede Akte Blatt für Blatt geprüft und vorbereitet werden. Insbesondere Metallteile wie Büroklammern können sonst den Arbeitsfluss stoppen oder gar den Scanner beschädigen. Das eigentliche Scannen ist nur ein vorbereitender Teilschritt, wichtiger ist die darauffolgende Digitalisierung, die den Inhalt der Akte maschinenlesbar und im Alltag nutzbar macht. Die dafür genutzte OCR-Software setzt eine recht aufwendige Einarbeitung und Anpassung voraus, bis sie fehlerfrei funktioniert. Zudem müssen während des gesamten Vorgangs die Vorschriften der DSGVO umgesetzt werden. Unterm Strich bedeutet dies, dass es wesentlich wirtschaftlicher ist, den Prozess der Digitalisierung der Personalakten an einen externen Dienstleister zu vergeben.

Für die umfassende Nutzung einer Digitalen Personalakte wird geeignete Software eingesetzt, meist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), das Ihnen Zugriff, Durchsuchen, Bearbeiten, Auswerten und viele Funktionen mehr bietet. Wichtige Kriterien sind beispielsweise, ob Sie Schnittstellen zu anderen Softwareanwendungen benötigen (Lohn + Gehalt, Fibu, ERP, ...), ob auch von unterwegs mobil auf Daten zugegriffen werden soll und ob Sie eine Cloud-Lösung oder Software auf dem eigenen System bevorzugen.

Wir beraten Sie auf Basis unserer langjährigen Erfahrung mit vielen Kundenprojekten zu den Optionen auf dem Markt und unterstützen bei Implementierung in Ihrem Unternehmen.

Wenn Sie bereits eine Software nutzen, liefern wir Ihnen die digitalisierten Daten im passenden Format, so dass der Import problemlos erfolgt.

Alle Inhalte, die in einer klassischen Personalakte Eingang finden, gehören auch in die Digitale Personalakte. Dabei sind wie bei der klassischen Akte auch bei der digitalen Akte die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeitenden zu berücksichtigen, es sind also nicht alle Inhalte zugelassen.

Zulässig sind die typischen Daten, die in einer Personalabteilung erfasst werden. Also Bewerbungsunterlagen, Arbeitsvertrag, Gehaltsabrechnungen, Lohnabrechnungen, Lohnsteuerdaten, Weiterbildungsunterlagen, Beurteilungen und Zwischenzeugnisse, Urlaubs- und Krankheitsdaten, Elternzeit, Korrespondenz und Ähnliches.

Nicht in die Digitale Personalakte gehören beispielsweise Informationen zur politischen Einstellung, zu Gewerkschaftsmitgliedschaften oder zu Betriebsratsaktivitäten. Auch ärztliche Unterlagen über Atteste oder Krankschreibungen hinaus oder Privates haben in der Digitalen Personalakte nichts verloren.

Die Aufbewahrung von Personalakten in Papierform nimmt viel Platz weg. Schön wäre es, wenn man sie nach der Digitalisierung entsorgen könnte. Sie können – es gibt aber eine Einschränkung: Alle beweispflichtigen Dokumente bewahren Sie zur Sicherheit zusätzlich zur digitalen Kopie besser im Original auf. Bei diesen Dokumenten wird bei Auseinandersetzungen – beispielsweise vor Gericht – die Schriftform mit Originalunterschrift verlangt.

Zu den Akten, die Sie besser zusätzlich als Original aufbewahren, zählen unter anderem:

• Arbeitsrechtliche Kündigungen oder Aufhebungsverträge (§ 623 BGB)
• Nachvertragliche Wettbewerbsverbote (§ 74 Abs. 1 HGB)
• Befristung von Arbeitsverträgen (§ 14 Abs. 4 TzBfG)
• Arbeitnehmerüberlassungsvertrag (§ 12 Abs. 1 Satz 1 AÜG)

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Digitale Personalakten und für Personalakten in Papierform sind identisch. Das bedeutet für die Archivierung von Personalakten, dass Unterlagen zur Lohnsteuer für 6 Jahre Beitragsnachweise zur Sozialversicherung für 5 Jahre und Belege über Mindestlohnzahlung für 2 Jahre aufbewahrt werden müssen. Alle anderen Unterlagen werden so lange nach Ausscheiden eines Mitarbeitenden aus dem Betrieb aufbewahrt, bis keine eventuellen Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis mehr geltend gemacht werden können. Diese Verjährungsfrist beträgt 3 volle Kalenderjahre nach Vertragsende, während der Sie die Personalakten archivieren sollten.