Dokumentenmanagement und Archivierung werden oft Synonym benutzt und ein Archivsystem wird oft gleich gesetzt mit einem Dokumentenmanagementsystem. Dies ist allerdings nicht korrekt. Archivierung hat die langfristige Aufbewahrung und Suchbarmachung von Informationen zum Ziel. Dabei unterscheidet sie sich auch ganz klar vom Backup, welches die komplette Systemwiederherstellung im Schadensfall zum Ziel hat. Das Dokumentenmanagement befasst sich mit der Verwaltung von Informationen über ihren gesamten Lebenszyklus dem sogenannten Document Life Cycle hinweg. Archivierung ist also ein Bestandteil des Dokumentenmanagements - sie bildet die letzte Phase des Dokumentenlebenszyklus ab, wenn das Dokument die Bearbeitungs- und Freigabephasen durchlaufen hat und nun bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist gesichert werden soll.