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Beratung Dokumentenmanagement

Wir beraten Sie bei der Auswahl und Einführung Ihres Inhouse Dokumentenmanagement-Systems oder elektronischen Archivs.


Wer auf Digitalisierung setzt, braucht auch ein System, um die digitalen Dokumente zu verwalten und zu steuern: ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Wer sich mit Dokumentenmanagement auseinandersetzt wird schnell von der Komplexität des Themas überwältigt. Verschiedene Ansätze, verschiedene Philosophien und eine Vielzahl von Anbietern machen die Auswahl unübersichtlich. Die technischen Herausforderungen sind dabei nicht unbedingt die größten Hürden. Die organisatorischen Änderungen, die eine DMS Einführung mit sich bringen, sind die eigentliche Herausforderung. Wir beraten Sie dabei, die für Ihr Unternehmen optimale Lösung zu finden. Von der Planung, der Erfassung der Anforderungen, der Anbieterauswahl bis zur Projektbegleitung bei der Einführung unterstützen wir Sie mit unserer fast 15-jährigen Erfahrung in diesem Bereich.

Vorteile unserer DMS Beratung


Anbieterneutral

Wir garantieren bei unserer Beratung Anbieter- und Dienstleisterneutralität.

Erfahrung

Mit beinah 15 Jahren Erfahrung auf dem Sektor der DMS Beratung gibt es nahezu keine Aufgabenstellung, die wir noch nicht gesehen hätten.

Vollständige Begleitung

Unsere Beratung endet nicht mit der Anbieterauswahl. Wir unterstützen Sie bis zum Produktivbetrieb und darüber hinaus.

Dokumentenmanagement und Archivierung - Wo liegt der Unterschied?


Dokumentenmanagement und Archivierung werden oft Synonym benutzt und ein Archivsystem wird oft gleich gesetzt mit einem Dokumentenmanagementsystem. Dies ist allerdings nicht korrekt. Archivierung hat die langfristige Aufbewahrung und Suchbarmachung von Informationen zum Ziel. Dabei unterscheidet sie sich auch ganz klar vom Backup, welches die komplette Systemwiederherstellung im Schadensfall zum Ziel hat. Das Dokumentenmanagement befasst sich mit der Verwaltung von Informationen über ihren gesamten Lebenszyklus dem sogenannten Document Life Cycle hinweg. Archivierung ist also ein Bestandteil des Dokumentenmanagements - sie bildet die letzte Phase des Dokumentenlebenszyklus ab, wenn das Dokument die Bearbeitungs- und Freigabephasen durchlaufen hat und nun bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist gesichert werden soll.

Ablauf der Dokumentenmanagement Beratung


Wir beraten Sie bei der Ziel- und Strategiefindung. Welches strategische Ziel soll primär mit dem DMS erreicht werden? Welche Prozesse und Fachverfahren soll es abdecken? Darauf basierend erfassen wir die Anforderungen der einzelnen Fachbereiche und Abteilungen. Welche Detailanforderungen gibt es? Wie können die Prozesse mit Hilfe des Dokumentenmanagements optimiert oder sogar neu gestaltet werden? Sind durch den Einsatz des DMS neue Dienstleistungen oder Services möglich - ein wichtiger Punkt gerade im Kundenservice. Wo gibt es Schnittstellen zu anderen Abteilungen oder Partnern und welche Informationen werden dabei ausgetauscht? Darauf basierend erstellen wir die Leistungsbeschreibung bzw. das Fachkonzept. Anhand dessen können dann die geeigneten DMS Anbieter bzw. Systemintegratoren gefunden und mittels eines objektiven Anbieterbenchmarking ausgewählt werden. Wenn Sie möchten begleiten wir Sie auch während der Implementierungsphase und bilden die Schnittstelle zwischen den Fachbereichen und dem Systemintegrator.

Dokumentenmanagement Beratung - so läuft’s ab

Sie haben noch Fragen zur Beratung bei Dokumentenmanagement Projekten? Unsere Experten in Düsseldorf und Krefeld beraten Sie gerne und erstellen Ihnen ein Angebot, dass perfekt auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist.

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