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Verträge digitalisieren: Intelligent archivieren und das Vertragsmanagement optimieren

Finden Sie jetzt den richtigen Dienstleister fürs Scannen und Digitalisieren Ihrer Verträge.


Verträge liegen bei den meisten Unternehmen ausschließlich in Papierform vor. Dabei bieten die Digitale Vertragsakte und die Digitale Vertragsverwaltung zahlreiche Vorteile. Wer sie nutzen will, hat typischerweise zunächst viele Fragen zum Scannen und Digitalisieren von Verträgen: Warum lohnt sich das Digitalisieren von Verträgen? Was ist besser – selbst scannen oder scannen lassen? Und wie wird bei der Digitalisierung und Archivierung der elektronischen Vertragsakten für Sicherheit und Datenschutz gesorgt?

Um mehr Klarheit in das Thema Digitale Vertragsakte zu bringen und damit Sie informiert entscheiden können, haben wir hier die wichtigsten Infos zusammengestellt. Wenn Sie sich aber schon für die Elektronische Vertragsverwaltung entschieden haben und einfach einen zuverlässigen Dienstleister fürs Scannen und Digitalisieren Ihrer Verträge suchen – dann lassen Sie uns das doch abkürzen:

Basics: Was ist eine Digitale Vertragsakte?


Eine Digitale Vertragsakte – auch als Elektronische Vertragsakte bezeichnet – ist eine digitalisierte Zusammenstellung von Unterlagen und Daten zu Verträgen in Unternehmen. Die Erstellung der Digitalen Vertragsakte beginnt mit dem Scannen bzw. Digitalisieren der originalen Schriftstücke. Dabei werden die Daten für die Nutzung in spezieller Software fürs digitale Vertragsmanagement aufbereitet. So lassen sich Verträge und Vertragsinhalte wesentlich einfacher auffinden, durchsuchen und bearbeiten – auch automatisiert. Zudem sind Digitale Vertragsakten viel platzsparender zu archivieren als die Originale in Papierform.

Warum eine Digitale Vertragsakte?


Platzsparende Archivierung

Selbst umfangreiche Vertragswerke passen durchs Digitalisieren auf wenig Speicherplatz statt teure Lagerfläche für Akten in Archivräumen zu verschwenden.

Recherche auf Knopfdruck

Gesuchte Informationen (z.B. bestimmte Vertragsklauseln oder Vertragslaufzeiten) in einem logisch strukturierten System durch Verschlagwortung und Volltextsuche innerhalb von Sekunden finden und nutzen – auch automatisiert.

Digitaler Zugriff auf Daten

Informationen online – zum Download oder per E-Mail – Mitarbeitenden, Vertragspartnern, Rechtsanwälten oder Notaren zeitnah zur Verfügung stellen.

Vereinfachte Genehmigungsprozesse

Alle Entscheider haben jederzeit Zugriff auf alle vertragsrelevanten Details, so dass Genehmigungen zügig geprüft und erteilt werden können.

Automatisierte Wiedervorlage

Wichtige Vertragsfristen lassen sich automatisiert überprüfen, an nötige Genehmigungen, Änderungen oder Kündigungen wird rechtzeitig erinnert.

Revisionssichere Ablage

Die Anforderungen des Gesetzgebers zu einer revisionssicheren Ablage nach §9 BDSG werden automatisch erfüllt.

Basis für Digitalisierung

Die Digitale Vertragsakte ist ein wichtiger Schritt in Richtung der Digitalisierung der gesamten Prozesse des Unternehmens im Rahmen des Digitalen Vertragsmanagements bzw. der Elektronischen Vertragsverwaltung.

Mehr Transparenz

Alle entscheidungsrelevanten Daten liegen komplett an einem Ort vor und können jederzeit auf Vollständigkeit geprüft werden.

Erhöhte Sicherheit

Der Zugriff auf Vertragsdaten ist durch Passwort im Rahmen eines Rechte- und Rollenkonzepts nur befugten Personen möglich. Alle Daten können günstig dupliziert und als Sicherungskopie der Verträge an verschiedenen Orten gelagert werden. Feuer, Wasser oder andere Elementarrisiken können nicht die kompletten Vertragsunterlagen vernichten.

Unkompliziertes Bearbeiten

Manuell oder automatisch erfolgen Änderungen und Ergänzungen sofort, schnell und einfach, auch durch mehrere Berechtigte gleichzeitig.

Abruf von jedem Ort

Zugriff auf die Elektronische Vertragsakte auch aus dem Homeoffice, beim Termin im Anwaltsbüro oder von internationalen Standorten möglich. Über jedes Endgerät, auch mobil.

Nachvollziehbarkeit

Wer Einsicht in die Vertragsakten nahm oder sie bearbeitete, wird transparent festgehalten. Anpassungen und Änderungen lassen sich lückenlos nachvollziehen.

DSGVO-konform

Die Datenschutzgrundverordnung DSGVO überträgt Ihnen Auskunftspflichten, zudem müssen Sie ein Löschkonzept nachweisen. Mit einem digitalen Archiv ist das per Klick erledigt.

Digitalisierung macht Vertragsmanagement papierlos effizienter.

Die Digitale Vertragsakte bringt mehr Effizienz in das Vertragsmanagement


Verträge regeln komplexe Beziehungen zwischen Kunden, Lieferanten, Partnern oder Mitarbeitenden. Je nach Geschäftsmodell kann die Zahl der zu betreuenden Verträge sehr hoch sein, das effektive Vertragsmanagement wird dann zu einem relevanten Erfolgsfaktor. Beispielsweise bei Wohnungsverwaltungen, Energieversorgern oder Zeitarbeitsfirmen. Doch auch in kleineren Unternehmen können Arbeitsverträge, Kaufverträge, Lieferverträge, Dienstleistungsverträge, Mietverträge, Leasingverträge oder Kreditverträge erstaunliche Aktenberge ergeben.

Die Digitale Vertragsakte hilft, dennoch jederzeit den Überblick zu bewahren – über Rechte und Pflichten, die sich aus Verträgen ergeben und über Zeitpläne sowie entscheidende Termine. So werden Pflichten und Termine (wie z.B. Kündigungstermine oder neu zu verhandelnde Verlängerungen) eingehalten, Vertragsstrafen werden vermieden und die vertraglichen Rechte bleiben im Überblick und können nötigenfalls eingefordert werden.

Unterm Strich werden die Rechtsabteilung eines Unternehmens bzw. das verantwortliche Team deutlich entlastet, wenn durch Digitale Vertragsakten relevante Informationen schneller gefunden werden, wenn im Fristenmanagement Fristen automatisch überwacht und wenn wiederkehrende Arbeitsschritte automatisiert werden können.

Auch dem Finanzcontrolling wird das Beurteilen von Verträgen im Hinblick auf Laufzeit und Wert durch die Digitale Vertragsverwaltung deutlich vereinfacht. Alle Daten sind sofort übersichtlich verfügbar, ohne Gang ins Aktenarchiv, ohne Blättern in Verträgen in Papierform.

Alle Dokumente in der Digitalen Vertragsakte im übersichtlichen Zugriff


Mit der Elektronischen Vertragsakte haben Sie von überall her Zugriff auf die Vertragsunterlagen Ihres Unternehmens. Nicht nur aus dem Homeoffice, sondern auch von unterwegs, beispielsweise beim Gespräch im Anwaltsbüro. Entscheider sind so über laufende Vorgänge jederzeit bestens informiert und können flexibel von jedem Ort der Welt agieren.

Sicherheit durch Passwort und Rollensystem


Ein Rechte- und Rollensystem sorgt beim Digitalen Vertragsmanagement dafür, dass nur Befugte wie Führungskräfte, Sachbearbeiter oder Partner Einblick in Vertragsdaten haben und diese bearbeiten dürfen: Jeder sieht nur den jeweiligen Ausschnitt des Gesamtbilds, den er zu seiner Arbeit benötigt. Das können auch Externe sein, wie Rechtsanwälte oder Notare, die Daten für ein Vertragswerk zusammenstellen wollen.

So ermöglicht die Digitale Objektakte verschiedensten Gruppen schnell und von überall her den Zugriff auf exakt die Daten, die sie gerade benötigen und sehen dürfen. Einzelne Personen, zum Beispiel Führungskräfte, bekommen dagegen den Komplettzugriff freigeschaltet.

Die Digitale Vertragsakte bringt das Vertragsmanagement in eine neue Dimension


Unternehmen, die einmal die Elektronische Vertragsakte kennengelernt haben, wollen nicht mehr davon weg. Grund dafür sind die vielen kleinen Vorteile, die man schnell schätzen lernt und die gewohnte Prozesse im Vertragsmanagement nachhaltig optimieren.

  • Auswertungen und Analysen erstellen Sie auf Knopfdruck, ohne endloses Blättern und Suchen in Akten. Sofort bekommen Sie beispielsweise eine transparente Übersicht über Laufzeiten, wichtige Termine, Verhandlungsbedarf, den Status von neuen Abschlüssen und vieles mehr.
  • Statt mühsam Daten von Hand aus Akten in Bildschirmmasken übertragen zu müssen, erlaubt die Integration anderer Systeme die direkte Datenübernahme im digitalen Workflow, zum Beispiel zum Anwalt und umgekehrt.
  • Alle Daten zu einem Vertrag erhalten Sie ohne Blättern auf einen Blick, in exakt den Aufstellungen, die Sie benötigen. Zum Beispiel die Laufzeit, die Kündigungsfristen oder Konditionen.
  • Freie Kategorisierungen ermöglichen Ihnen eine völlig neue Flexibilität im Umgang mit Vertragsdaten. Recherchieren Sie zum Beispiel nach Vertragsgegenstand, nach Paragraphen, nach Dokumentendatum oder nach völlig anderen Kriterien und Kombinationen.
  • Lassen Sie Termine und Fristen automatisch nachverfolgen und werden Sie frühzeitig erinnert, wenn eine Aktion ansteht.
  • Optimieren Sie Standardprozesse wie den Abschluss und die Bearbeitung von Verträgen, die Vertragsverlängerung oder das Erstellen betriebswirtschaftlicher Auswertungen bis hin zur vollständigen Digitalisierung bzw. Automatisierung.

So erfolgt die Digitalisierung von Vertragsakten


Wenn wir bei Lagergut Digital Verträge digitalisieren, beginnen wir damit, die Inhalt der Vertragsdokumente mit Hochleistungsscannern zu scannen. Im folgenden Arbeitsschritt werden die Inhalte digitalisiert, also für den Computer durchsuchbar gemacht. Die fertigen Datensätze werden verschlüsselt in einem zentralen Archiv so abgelegt, dass sie vor unbefugtem Zugriff geschützt sind und mit Software schnell durchsucht, bearbeitet und erweitert werden können.

Als Scandienstleister haben wir besonders hohe Ansprüche an die Personen, die bei uns mit dem Scannen und der Digitalisierung beschäftigt sind. Vertrauliche Daten sollen in jedem Fall vertraulich bleiben. Dafür sorgen wir mit einem Scan- und Digitalisierungsprozess, der die Sicherheit sensibler persönlicher Daten während des ganzen Vorgangs wahrt.

Falls die Digitalisierung nicht vor Ort in Ihrem Unternehmen erfolgt, ergeben sich mit Transport zum Bearbeitungsort, der Lagerung dort, dem eigentlichen Prozess des Scannens und Digitalisierens und der Lagerung nach der Bearbeitung weitere Angriffspunkte, auf die unsere Prozesse ausgerichtet sind. Dazu gehören für uns beispielsweise Vorrichtungen, die den Zugriff durch nicht autorisierte Personen verhindern. Zudem sind alle Mitarbeitenden datenschutzrechtlich geschult.

Unseren Prozess für die Digitalisierung von Verträgen haben wir über viele Jahre optimiert. Von der Beratung über die Logistik, das Scannen, die Indexierung, die elektronische Bereitstellung und Archivierung bis zur Vernichtung der Vertragsakten ist alles darauf ausgelegt, sensible Daten sorgsam zu behandeln, diskret zu halten und die Vorgaben des Datenschutzes umzusetzen.

Lagergut Digital möchte, dass Ihnen das Digitalisieren von Vertragsunterlagen spürbar Arbeit abnimmt – deshalb bieten wir Fullservice an. Wir holen Ihre Vertragsakten ab, liefern die digitalen Verträge und kümmern uns auch um Vernichtung oder Archivierung der Originale. Zudem berät Lagergut Digital Sie zu Softwarelösungen fürs Digitale Vertragsmanagement und entwickelt in Kooperation mit dem Partnerunternehmen Jobasoft individuelle Lösungen, auch auf Basis von AI (Artificial Intelligence).

Vertragsakten werden erst durch Klassifizieren und Indexieren zu digitalen Assets


Wer Verträge einfach scannen lässt, erhält einen Ordner voller PDF-Dateien, die nicht digital durchsucht werden können. Statt im Papier sucht man dann eben in der elektronischen Datei. Mit Digitalisierung des Vertragsmanagements hat das nichts zu tun.

Zur Scandienstleistung gehört für uns deshalb auch der Schritt, jedes einzelne Dokument durch Klassifizieren und Indexieren automatisch durchsuchbar zu machen. Erst so wird jede Information in Sekundenbruchteilen auffindbar. Beim Klassifizieren werden den Dokumenten Kategorien zugewiesen, die sich aus Ihrem Workflow ergeben – beispielsweise Kategorien, Laufzeiten, Volumen und ähnliche. Beim Indexieren wird der Inhalt von Dateien maschinenlesbar gemacht und mit Titel und Dokumentendatum versehen.

Die Präzision und Erfahrung, mit der diese Arbeitsschritte ausgeführt werden, entscheidet über den späteren Nutzwert der Digitalen Vertragsakte. Vor allem hier zeigen sich die Qualitätsunterschiede zwischen den Scandienstleistern für die Digitalisierung von Verträgen.

Der Datenschutz beim Digitalisieren von Vertragsakten


Vertragsakten enthalten auch vertrauliche persönliche Daten, die besonderem Schutz unterliegen. Für die Verarbeitung und Speicherung dieser personenbezogenen Daten schreibt der Gesetzgeber den Einsatz geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen vor, um den geforderten Schutz zu gewährleisten, beschrieben im Bundesdatenschutzgesetz BDSG §9. Beim Scannen von Vertragsakten stellen wir sicher, dass die Anforderungen aus dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) wie auch die der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfüllt sind.

Unter anderem werden dazu die Dokumente in einem Netzwerk verarbeitet, welches keine Verbindung nach Außen hat und somit vor Hackerangriffen geschützt ist. Intern setzen wir technische und organisatorische Maßnahmen um, die es selbst unseren Mitarbeitenden unmöglich machen, Dokumente zu kopieren, zu fotografieren oder in digitaler Form zu versenden. Unsere IT- Infrastruktur entspricht den Anforderungen der ISO/IEC 27001 Informationssicherheit.

Vertragsakten selbst scannen oder scannen lassen?


Gerade in kleineren Unternehmen kommt schnell die Idee auf, die Digitalisierung der Verträge doch eben selbst zu erledigen. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass in der Praxis die erhoffte Einsparung entfällt, denn der Aufwand ist größer als erwartet. Um mit einem automatischen Scanner zügig arbeiten zu können, muss jede Akte Blatt für Blatt geprüft und vorbereitet werden. Sonst können beispielsweise Metallteile wie Büroklammern zu Staus führen und Vertragsunterlagen oder gar den Scanner beschädigen. Viele übersehen, dass das eigentliche Scannen nur der vorbereitende Arbeitsschritt ist. Entscheidender ist die folgende Digitalisierung, bei der gescannte Daten erst maschinenlesbar gemacht werden. Hierfür wird OCR-Software eingesetzt, die zeitaufwändig „angelernt“ werden muss, damit sie fehlerfrei arbeitet. Eine weitere Hürde stellen die Vorschriften der DSGVO dar, die während des gesamten Vorgangs eingehalten werden müssen. Zusätzlicher Aufwand entfällt auf die Dokumentation der Arbeitsschritte. In Summe ergibt sich, dass es wesentlich wirtschaftlicher ist, den Prozess der Digitalisierung der Vertragsakten an einen professionellen externen Dienstleister zu vergeben.

Software für Digitale Vertragsakten


Für die umfassende Nutzung der Digitalen Vertragsakte wird geeignete Software eingesetzt, meist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), das Ihnen Zugriff, Durchsuchen, Bearbeiten, Auswerten und viele Funktionen mehr bietet. Wichtige Kriterien für die Softwareauswahl sind beispielsweise, ob Sie Schnittstellen zu anderen Softwareanwendungen benötigen, ob auch von unterwegs mobil auf Daten zugegriffen werden soll und ob Sie eine Cloud-Lösung oder Software auf dem eigenen System bevorzugen.

Wir beraten Sie auf Basis unserer langjährigen Erfahrung mit vielen Kundenprojekten zu den Optionen auf dem Markt und unterstützen bei Implementierung in Ihrem Unternehmen.

Wenn Sie bereits eine Software nutzen, liefern wir Ihnen die digitalisierten Daten im passenden Format, so dass der Import problemlos erfolgt.

Können die Vertragsakten nach der Digitalisierung vernichtet werden?


Die Archivierung der Papierform von Vertragsakten ist sehr platzraubend. Verständlich ist deshalb der Wunsch, diese nach der Digitalisierung vernichten zu können. Im Normalfall ist das möglich, mit einer Einschränkung: Beweispflichtige Dokumente sollten sicherheitshalber auch im Original aufbewahrt werden. Bei solchen Dokumenten wird beispielsweise bei gerichtlichen Auseinandersetzungen die originale Ausfertigung mit Originalunterschrift verlangt.

Da Sie mit der Digitalen Vertragsakte die originalen Verträge nun nicht mehr täglich im direkten Zugriff benötigen, stehen Ihnen jedoch vielfältige, sehr preiswerte Aufbewahrungsoptionen zur Verfügung. Gleichzeitig werden an Ihrem Zentralstandort wertvolle, fürs Archivieren genutzte Lagerflächen für sinnvollere Aufgaben frei.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Digitale Vertragsakten?


Wenn wir die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen betrachten, zeigen sich für Akten in Papierform und Digitale Vertragsakten keine Unterschiede. Es gelten also die üblichen Aufbewahrungsfristen.

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