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Personalakten digitalisieren - mehr als nur das Scannen von Dokumenten

Wir digitalisieren Personalakten und vertrauliche Personaldokumente sicher und unter Einhaltung des Datenschutzes.


Die Digitalisierung macht auch vor der HR-Abteilung nicht halt. Gerade aber das Digitalisieren von Personalakten ist eine sehr delikate Angelegenheit. Diese sensiblen Unterlagen können nicht einfach von der eigenen Poststelle und unter den Augen der eigenen Mitarbeiter gescannt werden. Hier ist Lagergut-Digital als Scandienstleister, der auf das Digitalisieren von Personalakten spezialisiert ist, genau der richtige Partner. Wir übernehmen dabei die Verantwortung für den gesamten Verarbeitungsprozess. Von der Beratung über die Logistik, das Scannen, die Indexierung, der elektronischen Bereitstellung bis zur Vernichtung der Personalakten. Wenig Schnittstellen bedeuten hier, wenig Möglichkeiten, dass sensible Daten verloren gehen oder in falsche Hände geraten.

Personalakten digitalisieren mit Lagergut-Digital


Datenschutz

Mit technischen und organisatorischen Maßnahmen verhindern wir jeglichen Zugriff durch Dritte.

Full-Service

Von der Logistik über die Digitalisierung bis zur Vernichtung. Alles mit eigenen, fest angestellten Mitarbeitern.

Beratung

Mit unserem Best-practice Know-how beraten wir Sie bei der Digitalisierung Ihrer Personalakten.

Personalakten digitalisieren unter Berücksichtigung des Datenschutzes


Personalakten enthalten grundsätzliche persönliche Daten des Mitarbeiters, die weit über die schlichten Angaben zur Person hinausgehen. Informationen über Einkommen, Familienstand und Kindern, gesundheitliche Situation, Krankmeldungen, ärztliche Atteste, Religionszugehörigkeit oder Verfehlungen im Arbeitsumfeld sind Bestandteil fast jeder Personalakte. Diese Informationen sind durch den Gesetzgeber verfassungsrechtlich geschützt. Bei der Verarbeitung und Speicherung dieser personenbezogenen Daten fordert der Gesetzgeber deswegen technische und organisatorische Maßnahmen um diesen Schutz zu gewährleisten, siehe Bundesdatenschutzgesetz BDSG §9. Beim Scannen von Personalakten stellt Lagergut-Digital sicher, dass die Anforderungen aus dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) wie auch der neuen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfüllt sind.

Die Personalunterlagen werden in einem Netzwerk verarbeitet, welches keine Verbindung nach Außen hat und somit vor Hackerangriffen geschützt ist. Intern sind technische und organisatorische Maßnahmen implementiert, die es auch unseren Mitarbeitern unmöglich machen die Personaldokumente zu kopieren, zu fotografieren oder in digitaler Form zu versenden. Unsere IT-Infrastruktur ist dabei nach den Anforderungen der ISO/IEC 27001 Informationssicherheit aufgebaut.

Personalakten klassifizieren und indexieren


Mit dem reinen Scannen von Personalakten ist es nicht getan. Eine Akte gleich eine PDF-Datei erleichtert die Arbeit nicht wirklich. Anstatt im Papier sucht der Personalreferent dann in der elektronischen Datei. Wichtig ist, die einzelnen Dokumente leicht auffindbar zu machen. Arbeitsvertrag, Bewerbung, Fortbildungsnachweise oder Urlaubsübersicht müssen schnell im Zugriff sein. Dies erreichen wir, indem wir die Dokumente zum einen einzeln klassifizieren - bspw. einer Kategorie zuordnen wie Bewerbungsunterlagen, Lohn- und Gehalt oder Abwesenheiten - und zum anderen indexieren - d.h. die Dokumente mit einem Titel versehen, dem Dokumentendatum, der Personalnummer.

Aber auch spezielle Informationen können erfasst werden wie besondere Schulungen oder Nachweise, Vertragsfristen oder Bonuszahlungen. Wie bei allen Systemen gilt auch hier, dass man nur die Qualität heraus bekommt, die man auch hineinsteckt. Aus diesem Grund ist es wichtig beim digitalisieren der Personalakten auf einen Partner wie Lagergut-Digital zu bauen, der die Erfahrung aus zahlreichen Projekten mitbringt.

Warum die Personalakte digitalisieren?


Es gibt zahlreiche Vorteile warum es Sinn macht die Unterlagen aus den Personalakten zu digitalisieren und in einem System zu verwalten. So zum Beispiel:

  • die schnelle Verfügbarkeit der Personaldokumente vor allem bei Unternehmen mit zahlreichen Standorten und zentraler HR-Abteilung
  • das Freiwerden von wertvollen Archiv- und Büroräumen durch den Wegfall von Papierakten
  • über digitalisierte Personalakten lassen sich verschiedene Auswertungen und Analysen fahren
  • andere Systeme, wie die Lohnbuchhaltung, können in die Personalakte integriert werden und dort Dokumente automatisch ablegen
  • Termine und Fristen können hinterlegt und nachverfolgt werden
  • Prozesse wie Bewerbung, Eintritt und Ausscheiden können definiert und mit Systemunterstützung abgearbeitet werden
  • den Mitarbeitern kann selbst Zugriff gewährt werden und diese können häufig benötigte Dokumente wie Sozialversicherungsnachweise, Gehaltsabrechnungen oder Lohnsteuerbescheinigung selbst abrufen

Personalakten digitalisieren - so läuft’s ab

Sie haben noch Fragen zum Thema Personalakten digitalisieren?Unsere Experten in Düsseldorf und Krefeld beraten Sie gerne und erstellen Ihnen ein Angebot, dass perfekt auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist.

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