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Archivauflösung Dienstleister

Kein Platz mehr für die Akten im Archivraum?


Ihr Archiv platzt aus allen Nähten? Akten verstopfen Ihre Büroräume? Lassen Sie sich von uns bei der Archivauflösung helfen! Wir scannen die Akten und Dokumente die Sie häufig benötigen, lagern die Akten die Sie nicht mehr so häufig brauchen in unserem Sicherheitsarchiv ein und vernichten was weg kann gemäß BDSG DIN 66399. Sparen Sie sich die Kosten für einen Archivraum und das zeitaufwändige Suchen in Papierakten.

Vorteile einer Archivauflösung


Kosten reduzieren

Gewinnen Sie wertvolle Bürofläche durch das Auflösen von Archiven.

GoBD konform

Steuerrechtlich relevante Dokumente scannen wir GoBD konform ein. Sie benötigen das Papierdokument dadurch nicht mehr.

Alles aus einer Hand

Wir übernehmen die komplette Abwicklung der Archivauflösung von der Logistik bis zu Vernichtung.

Revisionssichere elektronische Archivierung nach GoBD


Für den Fall, dass Sie selbst kein elektronische Archiv oder Dokumentenmanagement-System besitzen, in dem Sie die elektronischen Dokumente aufbewahren können, bieten wir Ihnen unsere rechtskonforme elektronische Archivlösung an. Über unsere Webplattform haben Sie dabei zu jederzeit und von jedem Ort aus Zugriff auf Ihre elektronischen Akten. Unser Archiv erfüllt dabei alle Anforderungen der Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff (GoBD). Im Prüfungsfall können wir alle Daten, Dokumente und Belege im Unmittelbaren Zugriff (Z1), Mittelbaren Zugriff (Z2) oder als Datenträgerüberlassung (Z3) zur Verfügung. Selbstverständlich liefert wir auch die vom Gesetzgeber geforderte Verfahrensdokumentation des Prozesses.

Ablauf der Archivauflösung


Wir beraten Sie im Vorfeld über Aufbewahrungsfristen und welche Akten Sie vernichten können, welche gescannt werden sollten und welche kostengünstig in unserem Sicherheitsarchiv eingelagert werden können. Danach übernehmen wir die Verpackung und den Transport der Akten. Akten, die eingelagert werden sollen, werden dann bei uns erfasst und in unserem Sicherheitslager archiviert. Sie können die Akten dann jederzeit über ein Webformular physisch oder digital als sog. Scan-on-demand anfordern. Dokumente, die gescannt werden sollen bereiten wir entsprechende vor - trennen, entklammern, glätten usw. - und digitalisieren diese in unserem Hochleistungs-Scancenter.

Bei Bedarf erfassen wir die Dokumente auch nach Ihren Vorgaben. Das bedeutet wir lesen Informationen wie Rechnungsnummer, Kundeninformationen, Lieferant, Bestellnummer etc. aus den Dokumenten aus und liefern Ihnen diese Daten zusätzlich zu dem gescannten PDF. So können Sie diese leicht in Ihr Dokumentenmanagement oder ERP-System importieren. Akten, die vernichtet werden sollen vernichten wir gemäß BDSG DIN 66399, Schutzklasse 3, Sicherheitsstufe 4 inkl. Vernichtungsnachweis.

Das Auflösen Ihres Archivs - so läuft’s ab

Sie haben noch Fragen zum Thema Archivauflösung scannen? Unsere Experten in Düsseldorf und Krefeld beraten Sie gerne und erstellen Ihnen ein Angebot, dass perfekt auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist.

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