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Personalakten digitalisieren: Mehr als das Scannen von Dokumenten

Finden Sie jetzt den richtigen Dienstleister fürs Scannen und Digitalisieren Ihrer Personalakten.


Im Wettbewerb Digitale Personalakte vs. Personalakte in Papierform steht der Sieger schnell fest: Die Einführung der elektronischen Personalakte bietet einzigartige Vorteile und ist der Königsweg. Doch wie geht man konkret an das Thema Scannen und Digitalisieren der Personalakte heran? Selbst scannen oder scannen lassen? Wie sorgt man für die nötige Sicherheit bei der Digitalisierung und der Aufbewahrung von Personalakten? Und worauf sollte man unbedingt achten?

Wir wollen ein wenig Klarheit in das Thema Digitale Personalakte bringen. Damit Sie sich informiert richtig entscheiden können. Wenn Sie allerdings hier sind, weil Sie einfach einen zuverlässigen Dienstleister fürs Scannen und Digitalisieren Ihrer Personalunterlagen suchen – dann lassen Sie uns das doch abkürzen:

Basics: Was ist eine Digitale Personalakte?


In einer Digitalen Personalakte werden prinzipiell wie in herkömmlichen Personalakten alle wichtigen Unterlagen und Daten zu einem Beschäftigungsverhältnis aufbewahrt. Allerdings werden die in Papierform vorliegenden originalen Informationen und Schriftstücke zunächst gescannt bzw. digitalisiert und für die Nutzung in einer speziellen Software aufbereitet. Das Auffinden, Durchsuchen und Bearbeiten von Unterlagen wird dadurch wesentlich vereinfacht bzw. ist automatisierbar. Zudem ist das Archivieren der Personalakten wesentlich platzsparender.

Warum eine Digitale Personalakte?


Reduzierter Platzbedarf

Statt mit der Aufbewahrung der Personalakten Regalmeter zu füllen, passen die kompletten Daten der Personalabteilung in einige Dateien auf den Unternehmensserver.

Revisionssichere Ablage

Die Anforderungen des Gesetzgebers werden automatisch erfüllt, Fehler sind kaum möglich.

Basis für Digitalisierung

Die Digitale Personalakte ist ein wichtiger Schritt in Richtung der Digitalisierung der gesamten Prozesse der Personalabteilung bzw. HR.

Erhöhte Sicherheit

Der Zugriff auf sensible Personaldaten ist durch Passwort im Rahmen eines Rechte- und Rollenkonzepts nur befugten Personen möglich. Die wertvollen Daten können günstig dupliziert und als Sicherheitskopie an verschiedenen Orten gelagert werden. Ein Brand oder andere Elementarrisiken können nicht die kompletten Personalunterlagen vernichten.

Leichter Zugriff auf Daten

Informationen schneller finden in einem logisch strukturierten System durch Verschlagwortung und Volltextsuche.

Unkompliziertes Bearbeiten

Manuell oder automatisch erfolgen Änderungen und Ergänzungen sofort, schnell und einfach, auch durch mehrere Berechtigte gleichzeitig.

Abruf von jedem Ort

Zugriff auf die Digitalen Personalakten auch aus dem Homeoffice oder von internationalen Standorten möglich. Über jedes Endgerät, auch mobil.

Nachvollziehbarkeit

Wer Einsicht in die Personalakten nahm oder sie bearbeitete, wird transparent festgehalten.

DSGVO-konform

Die Datenschutzgrundverordnung DSGVO legt Ihnen Auskunftspflichten auf, zudem müssen Sie ein Löschkonzept nachweisen. Mit einem digitalen Archiv ist das per Klick erledigt.

Eine Digitale Personalakte ist wie eine Personalakte auf Turbo


Dass im Zeitalter der Onlinebewerbungen und der Digitalisierung noch immer so viele klassische Personalakten in Papierform geführt werden, ist erstaunlich.Dass im Zeitalter der Onlinebewerbungen und der Digitalisierung noch immer so viele klassische Personalakten in Papierform geführt werden, ist erstaunlich.

Denn wer einmal eine Digitale Personalakte erlebt hat, will nie wieder zurück. Dafür sind vor allem die vielen computergestützten Auswertungen verantwortlich, die viele Prozesse in Human Relations radikal vereinfachen.

  • Auswertungen und Analysen erfolgen ohne endloses Blättern und Suchen in Akten auf Knopfdruck. Sofort bekommen Sie beispielsweise eine transparente Übersicht über Fehlzeiten, Lohnzahlungen, Urlaubsanträge, Urlaubstage und vieles mehr.
  • Statt mühsam Daten von Hand aus Akten in Bildschirmmasken übertragen zu müssen, erlaubt die Integration anderer Systeme die direkte Datenübernahme im digitalen Workflow, zum Beispiel von der Lohnbuchhaltung in die Personalakte und umgekehrt.
  • Die Daten zu einem Mitarbeitenden erhalten Sie ohne Blättern auf einen Blick, in exakt den Aufstellungen, die Sie benötigen. Zum Beispiel die Bewerbung, den Arbeitsvertrag oder Fortbildungsnachweise.
  • Freie Kategorisierungen ermöglichen Ihnen eine völlig neue Flexibilität im Umgang mit den Personaldaten. Recherchieren Sie zum Beispiel Lohn- und Gehaltsunterlagen nach Personalnummer, nach Dokumentendatum oder nach völlig anderen Kriterien und Kombinationen.
  • Lassen Sie Termine und Fristen automatisch nachverfolgen und werden Sie frühzeitig erinnert, wenn eine Aktion ansteht.
  • Optimieren Sie Standardprozesse wie die Bearbeitung von Bewerbungen oder den Eintritt bzw. Austritt von Mitarbeitenden. Bis hin zur vollständigen Digitalisierung bzw. Automatisierung von Bewerbung, Onboarding und Offboarding.
  • Verlieren Sie keine Zeit damit, Mitarbeitenden Belege rauszusuchen. Bieten Sie stattdessen eine Verbesserung des Services und geben Sie jedem Mitarbeitenden passwortgeschützten digitalen Direktzugriff auf ausgewählte persönliche Daten. Zum Beispiel für Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen oder Sozialversicherungsnachweise.

Personalakten werden erst durch Klassifizieren und Indexieren zu digitalen Assets


Ein reines Scannen von Personaldaten ergibt eine Ansammlung von PDF-Dateien, die nicht digital durchsuchbar sind. Statt im Papier sucht der Personalreferent dann in der elektronischen Datei.

Deshalb ist uns wichtig, die einzelnen Dokumente durch Klassifizieren und Indexieren durchsuchbar und jegliche Information schnell auffindbar zu machen. Beim Klassifizieren weisen wir die Dokumente Kategorien zu, die wir vorher in Absprache mit Ihnen festlegten – beispielsweise Bewerbungsunterlagen, Lohn- und Gehalt und ähnliche. Beim Indexieren wird der Inhalt der Dateien maschinenlesbar gemacht und mit Titel, Dokumentendatum und Personalnummer versehen.

Die Genauigkeit und Erfahrung, die in diese Arbeitsschritte gesteckt wird, wirkt sich maximal auf die spätere Alltagsnutzbarkeit der digitalen Personaldaten aus – viel stärker beispielsweise als die reine Digitalisierung. Vor allem an diesem Punkt zeigen sich die Qualitätsunterschiede der verschiedenen Dienstleister fürs Scannen und Digitalisieren von Personalakten.

Der Datenschutz beim Digitalisieren von Personalakten


Personalakten enthalten vertrauliche persönliche Daten von Mitarbeitenden, die besonderem Schutz unterliegen. Dazu zählen beispielsweise Informationen zu Einkommen, Familienstand und Kinderzahl, Krankmeldungen, ärztliche Atteste, Religionszugehörigkeit oder Verfehlungen im Arbeitsumfeld.

Bei der Verarbeitung und Speicherung dieser personenbezogenen Daten fordert der Gesetzgeber technische und organisatorische Maßnahmen um den vorgeschriebenen Schutz zu gewährleisten, beschrieben im Bundesdatenschutzgesetz BDSG §9. Beim Scannen von Personalakten stellen wir sicher, dass die Anforderungen aus dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) wie auch die der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfüllt sind.

Unter anderem werden dazu die Personalunterlagen in einem Netzwerk verarbeitet, welches keine Verbindung nach Außen hat und somit vor Hackerangriffen geschützt ist. Intern setzen wir technische und organisatorische Maßnahmen um, die es selbst unseren Mitarbeitenden unmöglich machen, Personaldokumente zu kopieren, zu fotografieren oder in digitaler Form zu versenden. Unsere IT-Infrastruktur entspricht den Anforderungen der ISO/IEC 27001 Informationssicherheit.

Personalakten selbst scannen oder scannen lassen?


Wer keine große Personalabteilung hat, kommt eventuell auf die Idee, die Digitalisierung einfach selbst vorzunehmen. Die erhoffte Einsparung lässt sich in der Praxis jedoch meist nicht realisieren, der Aufwand ist größer als gedacht. Für einen schnellen Workflow mit einem automatischen Scanner muss jede Akte Blatt für Blatt geprüft und vorbereitet werden. Insbesondere Metallteile wie Büroklammern können sonst den Arbeitsfluss stoppen oder gar den Scanner beschädigen. Das eigentliche Scannen ist nur ein vorbereitender Teilschritt, wichtiger ist die darauffolgende Digitalisierung, die den Inhalt der Akte maschinenlesbar und im Alltag nutzbar macht. Die dafür genutzte OCR-Software setzt eine recht aufwändige Einarbeitung und Anpassung voraus, bis sie fehlerfrei funktioniert. Zudem müssen während des gesamten Vorgangs die Vorschriften der DSGVO umgesetzt werden. Unterm Strich bedeutet dies, dass es wesentlich wirtschaftlicher ist, den Prozess der Digitalisierung der Personalakten an einen externen Dienstleister zu vergeben.

Software für Digitale Personalakten


Für die umfassende Nutzung einer Digitalen Personalakte wird geeignete Software eingesetzt, meist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), das Ihnen Zugriff, Durchsuchen, Bearbeiten, Auswerten und viele Funktionen mehr bietet. Wichtige Kriterien sind beispielsweise, ob Sie Schnittstellen zu anderen Softwareanwendungen benötigen (Lohn + Gehalt, Fibu, ERP, ...), ob auch von unterwegs mobil auf Daten zugegriffen werden soll und ob Sie eine Cloud-Lösung oder Software auf dem eigenen System bevorzugen.

Wir beraten Sie auf Basis unserer langjährigen Erfahrung mit vielen Kundenprojekten zu den Optionen auf dem Markt und unterstützen bei Implementierung in Ihrem Unternehmen.

Wenn Sie bereits eine Software nutzen, liefern wir Ihnen die digitalisierten Daten im passenden Format, so dass der Import problemlos erfolgt.

Welche Inhalte gehören in die Digitale Personalakte?


Alle Inhalte, die in einer klassischen Personalakte Eingang finden, gehören auch in die Digitale Personalakte. Dabei sind wie bei der klassischen Akte auch bei der digitalen Akte die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeitenden zu berücksichtigen, es sind also nicht alle Inhalte zugelassen.

Zulässig sind die typischen Daten, die in einer Personalabteilung erfasst werden. Also Bewerbungsunterlagen, Arbeitsvertrag, Gehaltsabrechnungen, Lohnabrechnungen, Lohnsteuerdaten, Weiterbildungsunterlagen, Beurteilungen und Zwischenzeugnisse, Urlaubs- und Krankheitsdaten, Elternzeit, Korrespondenz und ähnliches.

Nicht in die Digitale Personalakte gehören beispielsweise Informationen zur politischen Einstellung, zu Gewerkschaftsmitgliedschaften oder zu Betriebsratsaktivitäten. Auch ärztliche Unterlagen über Atteste oder Krankschreibungen hinaus oder Privates haben in der Digitalen Personalakte nichts verloren.

Können die Personalakten nach der Digitalisierung vernichtet werden?


Die Aufbewahrung von Personalakten in Papierform nimmt viel Platz weg. Schön wäre es, wenn man sie nach der Digitalisierung entsorgen könnte. Sie können – es gibt aber eine Einschränkung: Alle beweispflichtigen Dokumente bewahren Sie zur Sicherheit zusätzlich zur digitalen Kopie besser im Original auf. Bei diesen Dokumenten wird bei Auseinandersetzungen – beispielsweise vor Gericht – die Schriftform mit Originalunterschrift verlangt.

Zu den Akten, die Sie besser zusätzlich als Original aufbewahren zählen unter anderem:

  • Arbeitsrechtliche Kündigungen oder Aufhebungsverträge (§ 623 BGB)
  • Nachvertragliche Wettbewerbsverbote (§ 74 Abs. 1 HGB)
  • Befristung von Arbeitsverträgen (§ 14 Abs. 4 TzBfG)
  • Arbeitnehmerüberlassungsvertrag (§ 12 Abs. 1 Satz 1 AÜG)

Welche Aufbewahrungsfristen gelten für die Digitale Personalakte?


Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Digitale Personalakten und für Personalakten in Papierform sind identisch. Das bedeutet für die Archivierung von Personalakten, dass Unterlagen zur Lohnsteuer für 6 Jahre, Beitragsnachweise zur Sozialversicherung für 5 Jahre und Belege über Mindestlohnzahlung für 2 Jahre aufbewahrt werden müssen. Alle anderen Unterlagen werden so lange nach Ausscheiden eines Mitarbeitenden aus dem Betrieb aufbewahrt, bis keine eventuellen Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis mehr geltend gemacht werden können. Diese Verjährungsfrist beträgt 3 volle Kalenderjahre nach Vertragsende, während der Sie die Personalakten archivieren sollten.

Personalakten digitalisieren - so läuft’s ab

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