Vielen Dank für Ihre Anfrage

Vielen Dank für Ihre AnfrageWir werden uns mit Ihnen umgehend in Verbindung setzen

Immobilienakten digitalisieren: Intelligent archivieren und die Verwaltung optimieren

Finden Sie jetzt den richtigen Dienstleister fürs Scannen und Digitalisieren Ihrer Immobilienakten.


Immobilienakten wie Mieterakten, Gebäudeakten und Objektakten weiter in Papierform nutzen? Oder besser die Digitale Objektakte einführen und von einzigartigen Vorteilen profitieren? Wer erstmals an das Thema Scannen und Digitalisieren von Immobilienakten geht, hat viele Fragen: Kann man selbst scannen oder sollte man besser scannen lassen? Wie wird für Sicherheit und Datenschutz bei Digitalisierung und Archivierung der Immobilienakten gesorgt?

Wir wollen ein wenig Klarheit in das Thema Digitale Objektakte bringen. Damit Sie sich informiert richtig entscheiden können. Wenn Sie allerdings hier sind, weil Sie einfach einen zuverlässigen Dienstleister fürs Scannen und Digitalisieren Ihrer Immobilenakten suchen – dann lassen Sie uns das doch abkürzen:

Basics: Was ist eine Digitale Immobilienakte?


Eine Digitale Immobilienakte wird je nach Ausrichtung auch als Digitale Gebäudedokumentation, Digitale Mieterakte, Digitale Objektakte oder Digitale Gebäudedokumentation bezeichnet. Es handelt sich dabei um eine digitalisierte Zusammenstellung von wichtigen Unterlagen und Daten zu Immobilien – beispielsweise Schriftverkehr, Maklervereinbarungen, Mieterinformationen, Gutachten und Baupläne – sowie zugehörige Verträgen wie Kauf- oder Mietverträgen. Zur Erstellung der Digitalen Immobilienakte werden die originalen Informationen und Schriftstücke zunächst gescannt bzw. digitalisiert und für die Nutzung in einer speziellen Software aufbereitet. Dadurch lassen sich Unterlagen wesentlich einfacher auffinden, durchsuchen und bearbeiten – auch automatisiert. Zudem sind Digitale Immobilienakten wesentlich platzsparender zu archivieren als die Originale in Papierform.

Warum eine Digitale Immobilienakte?


Platzsparende Archivierung

Selbst Baupläne in DIN A0 schrumpfen durchs Digitalisieren auf ein wenig Speicherplatz auf dem Unternehmensserver oder in der Cloud statt teure Lagerfläche mit Akten in Archivräumen zu verschwenden.

Recherche auf Knopfdruck

Gesuchte Informationen in einem logisch strukturierten System durch Verschlagwortung und Volltextsuche innerhalb von Sekunden finden und nutzen – auch automatisiert.

Digitaler Zugriff auf Daten

Informationen online, zum Download oder per E-Mail Interessenten, Maklern, Banken, Mietern oder Handwerkern zeitnah zur Verfügung stellen.

Vereinfachte Erstellung von Exposés

Einfach automatisiert verschiedene Inhalte aus der Digitalen Immobilienakte zu einem attraktiven Exposé zusammenstellen lassen.

Aufwertung von Immobilien

Die digitale Verfügbarkeit aller Dokumentationen und Unterlagen als Digitale Gebäudedokumentation in einer Digitalen Objektakte macht Immobilen attraktiver und steigert den Verkaufs- oder Vermietungserfolg.

Revisionssichere Ablage

Die Anforderungen des Gesetzgebers zu einer revisionssicheren Ablage nach §9 BDSG werden automatisch erfüllt.

Basis für Digitalisierung

Die Digitale Immobilienakte ist ein wichtiger Schritt in Richtung der Digitalisierung der gesamten Prozesse des Unternehmens im Rahmen des Smart Real Estate.

Mehr Transparenz

Alle entscheidungsrelevanten Daten liegen komplett an einem Ort vor und können jederzeit auf Vollständigkeit geprüft werden.

Erhöhte Sicherheit

Der Zugriff auf Immobiliendaten ist durch Passwort im Rahmen eines Rechte- und Rollenkonzepts nur befugten Personen möglich. Alle Daten können günstig dupliziert und als Sicherheitskopie an verschiedenen Orten gelagert werden. Feuer, Wasser oder andere Elementarrisiken können nicht die kompletten Immobilienunterlagen vernichten.

Unkompliziertes Bearbeiten

Manuell oder automatisch erfolgen Änderungen und Ergänzungen sofort, schnell und einfach, auch durch mehrere Berechtigte gleichzeitig.

Abruf von jedem Ort

Zugriff auf die Digitale Immobilienakte auch aus dem Homeoffice, von der Baustelle oder von internationalen Standorten möglich. Über jedes Endgerät, auch mobil.

Nachvollziehbarkeit

Wer Einsicht in die Immobilienakten nahm oder sie bearbeitete, wird transparent festgehalten.

DSGVO-konform

Die Datenschutzgrundverordnung DSGVO legt Ihnen Auskunftspflichten auf, zudem müssen Sie ein Löschkonzept nachweisen. Mit einem digitalen Archiv ist das per Klick erledigt.

Digitalisierung macht Immobilienmanagement papierlos effizienter.

Die Digitale Immobilienakte bringt mehr Effizienz in die Immobilienverwaltung


Die effektive Verwaltung von Immobilien ist eine zentrale Stellschraube zur Kostensenkung im Immobilienmanagement – Stichwort Smart Real Estate. Ein Meilenstein dabei ist die Digitale Immobilienakte, mit der für Haus- und Wohnungsverwaltungen oder Immobilienbüros das Verwalten von Immobilien und Mieteinheiten im Facility Management deutlich vereinfacht wird.

Mit der Digitalen Immobilienakte sind alle Dokumente und Informationen zu einem Immobilienobjekt an einem zentralen Ort digital archiviert, so dass der Zugriff auf die Objektakte von überall her schnell und flexibel erfolgen kann.

Egal welcher Aspekt Sie gerade interessiert, Sie erhalten jeweils alle relevanten Informationen auf einen Blick – von der Information zu Mietern und Mietverhältnissen bis hin zu Bauplänen oder Daten für Makler. Ob Sie Verträge erstellen oder Mahnungen verschicken müssen, alle nötigen Dateien haben Sie direkt im Zugriff, ohne langwieriges Blättern in Akten in Papierform.

Alle Dokumente in der Digitalen Immobilienakte im übersichtlichen Zugriff


Mit der Digitalen Immobilienakte werden Unterlagen rund um Immobilien endlich bequem nutzbar – sogar von unterwegs auf Mobilgeräten, zum Beispiel auf der Baustelle oder beim Maklergespräch. Selbst unhandliche großformatige Baupläne und Zeichnungen haben Sie nun bequem auf dem Monitor im Zugriff.

Eingangspost ganz einfach bearbeitet


Eingehende Post wie Eingangsrechnungen von Handwerkern oder Schreiben von Mietern werden digitalisiert, dem jeweiligen Objekt zugewiesen und dem verantwortlichen Sachbearbeiter übermittelt. Alle Unterlagen sind dadurch korrekt archiviert und können zügig bearbeitet werden. So werden Prozesse im Immobilienmanagement schlanker, schneller und effektiver.

Sicherheit durch Passwort und Rollensystem


Ein Rechte- und Rollensystem sorgt bei der Digitalen Immobilienakte dafür, dass nur Befugte wie Führungskräfte, Sachbearbeiter oder Partner Einblick haben und bearbeiten dürfen: Jeder sieht nur das, was ihn angeht. Das können auch Externe sein: Handwerker, die einen Ausschnitt des Bauplans benötigen. Rechtsanwälte oder Notare, die Daten für ein Vertragswerk zusammenstellen wollen oder Finanzierungspartner, die vorhandene Informationen abgleichen möchten. Auch Mietern kann ein Zugang zu entsprechenden Bereichen der Digitalen Mieterakte freigeschaltet werden, so dass Anfragen durch Senden eines Links schneller und komfortabler als per klassischem Postversand beantwortet werden können.

So ermöglicht die Digitale Objektakte verschiedensten Gruppen schnell und von überall her den Zugriff auf exakt die Daten, die sie gerade benötigen und sehen dürfen. Einzelne Personen, zum Beispiel Führungskräfte, bekommen dagegen den Komplettzugriff freigeschaltet.

Die Digitale Immobilienakte bringt Immobilienverwaltung in eine neue Dimension


Immobilienprofis, die einmal die Digitale Immobilienakte kennengelernt haben, wollen nicht mehr davon weg. Grund dafür sind die vielen kleinen Vorteile, die man schnell schätzen lernt und die gewohnte Prozesse in der Immobilienverwaltung nachhaltig optimieren.

  • Auswertungen und Analysen erstellen Sie auf Knopfdruck, ohne endloses Blättern und Suchen in Akten. Sofort bekommen Sie beispielsweise eine transparente Übersicht über Kosten, Vermarktungs- oder Vermietungsstand, den Status von Bauarbeiten und vieles mehr.
  • Statt mühsam Daten von Hand aus Akten in Bildschirmmasken übertragen zu müssen, erlaubt die Integration anderer Systeme die direkte Datenübernahme im digitalen Workflow, zum Beispiel zum Anwalt oder zum Makler und umgekehrt.
  • Alle Daten zu einem Objekt erhalten Sie ohne Blättern auf einen Blick, in exakt den Aufstellungen, die Sie benötigen. Zum Beispiel den Vermietungsstatus, die Kündigungsfristen oder Vermarktungsdaten fürs Erstellen eines Exposés.
  • Freie Kategorisierungen ermöglichen Ihnen eine völlig neue Flexibilität im Umgang mit Immobiliendaten. Recherchieren Sie zum Beispiel nach Ortsteil, nach Dokumentendatum oder nach völlig anderen Kriterien und Kombinationen.
  • Lassen Sie Termine und Fristen automatisch nachverfolgen und werden Sie frühzeitig erinnert, wenn eine Aktion ansteht.
  • Optimieren Sie Standardprozesse wie die Bearbeitung von Mietverträgen, den Mieterwechsel oder das Erstellen von Exposés bis hin zur vollständigen Digitalisierung bzw. Automatisierung.
  • Selbst großformatige Pläne und Bauzeichnungen lassen sich digitalisieren und werden so endlich unkompliziert nutzbar – sogar auf Mobilgeräten.

So erfolgt die Digitalisierung von Immobilienakten


Beim Scannen von Immobilienakten erfassen wir bei Lagergut Digital die Inhalte der einzelnen enthaltenen Dokumenten durch Scannen und digitalisieren diese. Anschließend werden die verschlüsselten Datensätze in einem zentralen Archiv so abgelegt, dass sie sicher gegen unbefugten Zugriff sind und mit Software schnell durchsucht, bearbeitet und erweitert werden können.

Wir stellen als Scandienstleister besonders hohe Anforderungen an die Personen, die bei uns mit dem Scannen beschäftigt sind, da diese mit vertraulichen Daten zu tun haben, die vertraulich bleiben sollen. Entsprechend haben wir den eigentlichen Digitalisierungsprozess so gestaltet, dass die Sicherheit sensibler persönlicher Daten während des ganzen Vorgangs gewahrt bleibt.

Wenn die Digitalisierung nicht in den Räumen Ihres Unternehmens erfolgt, wird auch der Transport zum Bearbeitungsort, die Lagerung dort, der eigentliche Prozess des Scannens und die Lagerung nach der Bearbeitung so gestaltet, dass die Daten jederzeit sicher sind. Dazu gehören beispielsweise Vorrichtungen, die den Zugriff durch nicht autorisierte Personen verhindern. Zudem sind alle Mitarbeitenden datenschutzrechtlich geschult.

Bei Lagergut Digital arbeiten wir nach einem durch langjährige Branchenerfahrungen optimierten Prozess fürs Digitalisieren von Immobilienakten. Von der Beratung über die Logistik, das Scannen, die Indexierung, die elektronische Bereitstellung und Archivierung bis zur Vernichtung der Immobilienakten ist alles darauf ausgelegt, sensible Daten sorgsam zu behandeln, diskret zu halten und die Vorgaben des Datenschutzes umzusetzen.

Das Digitalisieren von Immobilienakten soll Arbeit reduzieren, deshalb bietet Lagergut Digital Fullservice an – Sie lassen uns die Immobilienakten abholen und wir erledigen den Rest. Dabei gehen wir weit über die Digitalisierung hinaus – Lagergut Digital berät Sie auch zu Softwarelösungen und entwickelt in Kooperation mit dem Partnerunternehmen Jobasoft individuelle Lösungen, auch auf Basis von AI (Artificial Intelligence).

Immobilienakten werden erst durch Klassifizieren und Indexieren zu digitalen Assets


Ein reines Scannen von Immobiliendaten ergibt einen Ordner voller PDF-Dateien, die sich nicht digital durchsuchen lassen. Mitarbeitende suchen dann weiterhin selbst, nur eben in der elektronischen Datei statt im Papier.

Im Rahmen unserer Scandienstleistung machen wir deshalb jedes einzelne Dokument durch Klassifizieren und Indexieren automatisch durchsuchbar. Damit ist jede Information künftig schnellsten auffindbar. Beim Klassifizieren werden den Dokumenten Kategorien zugewiesen, die sich aus Ihrem Workflow ergeben – beispielsweise Objektdaten, Mietverträge, Exposés und ähnliche. Beim Indexieren wird der Inhalt von Dateien maschinenlesbar gemacht und mit Titel und Dokumentendatum versehen.

Die Genauigkeit und Erfahrung, die wir in diese Arbeitsschritte stecken, ist entscheidend für den späteren Nutzwert der Digitalen Immobilienakte. Qualitätsunterschiede zwischen Scandienstleistern fürs Scannen und Digitalisieren von Immobilienakten zeigen sich vor allem an diesem Punkt.

Der Datenschutz beim Digitalisieren von Immobilienakten


Immobilienakten enthalten auch vertrauliche persönliche Daten, beispielsweise von Käufern oder Mietern, die besonderem Schutz unterliegen. Für die Verarbeitung und Speicherung dieser personenbezogenen Daten schreibt der Gesetzgeber den Einsatz geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen vor, um den geforderten Schutz zu gewährleisten, beschrieben im Bundesdatenschutzgesetz BDSG §9. Beim Scannen von Immobilienakten stellen wir sicher, dass die Anforderungen aus dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) wie auch die der Datenschutz- Grundverordnung (DSGVO) erfüllt sind.

Unter anderem werden dazu die Dokumente in einem Netzwerk verarbeitet, welches keine Verbindung nach Außen hat und somit vor Hackerangriffen geschützt ist. Intern setzen wir technische und organisatorische Maßnahmen um, die es selbst unseren Mitarbeitenden unmöglich machen, Dokumente zu kopieren, zu fotografieren oder in digitaler Form zu versenden. Unsere IT- Infrastruktur entspricht den Anforderungen der ISO/IEC 27001 Informationssicherheit.

Immobilienakten selbst scannen oder scannen lassen?


Wer kein allzu großes Immobilienunternehmen leitet, kommt eventuell auf die Idee, die Digitalisierung einfach selbst vorzunehmen. Die erhoffte Einsparung lässt sich in der Praxis jedoch meist nicht realisieren, der Aufwand ist größer als gedacht. Für einen schnellen Workflow mit einem hat gelöscht: eine automatischen Scanner muss jede Akte Blatt für Blatt geprüft und vorbereitet werden. Insbesondere Metallteile wie Büroklammern können sonst den Arbeitsfluss stoppen oder gar den Scanner beschädigen. Für großformatige Baupläne sind spezielle Scanner nötig. Das eigentliche Scannen ist nur ein vorbereitender Teilschritt, wichtiger ist die darauffolgende Digitalisierung, die den Inhalt der Akte maschinenlesbar und im Alltag nutzbar macht. Die dafür genutzte OCR-Software setzt eine recht aufwändige Einarbeitung und Anpassung voraus, bis sie fehlerfrei funktioniert. Zudem müssen während des gesamten Vorgangs die Vorschriften der DSGVO umgesetzt werden. Unterm Strich bedeutet dies, dass es wesentlich wirtschaftlicher ist, den Prozess der Digitalisierung der Immobilienakten an einen externen Dienstleister zu vergeben.

Software für Digitale Immobilienakten


Für die umfassende Nutzung einer Digitalen Immobilienakte wird geeignete Software eingesetzt, meist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), das Ihnen Zugriff, Durchsuchen, Bearbeiten, Auswerten und viele Funktionen mehr bietet. Wichtige Kriterien sind beispielsweise, ob Sie Schnittstellen zu anderen Softwareanwendungen benötigen, ob auch von unterwegs mobil auf Daten zugegriffen werden soll und ob Sie eine Cloud-Lösung oder Software auf dem eigenen System bevorzugen.

Wir beraten Sie auf Basis unserer langjährigen Erfahrung mit vielen Kundenprojekten zu den Optionen auf dem Markt und unterstützen bei Implementierung in Ihrem Unternehmen.

Wenn Sie bereits eine Software nutzen, liefern wir Ihnen die digitalisierten Daten im passenden Format, so dass der Import problemlos erfolgt.

Welche Inhalte gehören in die Digitale Immobilienakte?


Welche Unterlagen sich in der Digitalen Immobilienakte finden, hängt zum einen von Vorgaben des Gesetzgebers und zum anderen von Ihren individuellen Anforderungen ab. Bauanträge, Schriftverkehr, Baupläne und Unterlagen zur Statik, Bebauungspläne, Grundbuchauszüge, Flurkarten, Altlastenkataster, Gutachten, Genehmigungen, Versicherungen sind beispielsweise Datensätze, die grundsätzlich zu einer Immobilie gehören. Dazu kommen Verträge zu verkauften oder vermieteten Einheiten, wie Kaufvertrag, Teilungserklärung, Darlehensvertrag, Grundschuldbestellung oder Mietvertrag. Ergänzt durch Baubeschreibungen, Kostenkalkulationen, Kubaturberechnungen, Wohnflächenberechnungen, Exposés, Fondsprospekte, Gesellschaftsverträge und ähnliche Datensätze.

Können die Immobilienakten nach der Digitalisierung vernichtet werden?


Die Aufbewahrung von Immobilienakten in Papierform nimmt viel Platz weg. Schön wäre es, wenn man sie nach der Digitalisierung entsorgen könnte. Sie können – es gibt aber Einschränkungen: Alle beweispflichtigen Dokumente bewahren Sie zur Sicherheit zusätzlich zur digitalen Kopie besser im Original auf. Bei diesen Dokumenten wird bei Auseinandersetzungen – beispielsweise vor Gericht – die Schriftform mit Originalunterschrift verlangt.

Auch wenn Sie Originalunterlagen aufbewahren, profitieren Sie von den Vorteilen der Digitalen Immobilienakte. Denn da Sie die Originalunterlagen nun nicht mehr täglich im direkten Zugriff benötigen, können Sie fürs Archivieren Lagerfläche in günstiger Lage in der Peripherie anmieten und machen wertvolle Flächen an Ihrem Zentralstandort frei.

Das Scannen Ihrer Immobilienakten - so läuft’s ab

Immobilienakten digitalisieren – Starten Sie jetzt!


Wir beraten Sie rund um das Thema „Immobilienakten scannen und digitalisieren“ und beantworten Ihre Fragen zur Einführung elektronischer Immobilienakten in Ihrem Unternehmen. Gern erstellen wir ein individuelles Angebot, das perfekt auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist.

Fordern Sie jetzt kostenlose Informationen zur digitalen Immobilienakte anSchnell und unverbindlich

* Mit dem Absenden erklären Sie sich mit der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten für die Bearbeitung Ihrer Anfrage einverstanden. Hier finden Sie unsere Datenschutzbestimmungen