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Elektronische Archivierung als Service (SaaS)

Mit unserem elektronischen Archivsystem können Sie über den Webclient von überall sicher auf Ihre Daten und Dokumente zugreifen.


Sie wollen Ihre wichtigen Geschäftsdokumente und E-Mails rechtskonform (GoBD), elektronisch archivieren aber dabei selbst kein elektronisches Archivsystem anschaffen und betreiben? Dann ist unsere private Cloud-Archiv-Lösung genau das richtige für Sie. Wir kümmern uns um die Software und den Rechenzentrumsbetrieb und Sie kümmern sich um Ihre Dokumente. So müssen Sie selbst nicht in Hard- und Software investieren und es entstehen nur die Kosten für den Speicherplatz, den Sie benötigen und die Benutzer die darauf Zugriff haben.

Vorteile unseres elektronischen Archivs


Keine eigene IT nötig

Auch Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung kommen nun in den Genuss eines professionellen elektronischen Archivs

Dezentrale Verfügbarkeit

Greifen Sie von überall auf die archivierten Dokumente zurück. Ein Webbrowser genügt.

GoBD konform

Unsere elektronische Archivierungslösung entspricht den Anforderungen der GoBD nach revisionssicherer Archivierung.

Revisionssichere elektronische Archivierung


Unser elektronisches Archiv is revisionssicher. Das bedeutet Dokumente, die archiviert werden sind für den festgelegten Archivzeitraum auch unveränderbar. Zudem werden alle Bewegungen im Archiv in einem Auditlog festgehalten und sind so stets nachvollziehbar. Im Falle einer Steuerprüfung können die Dokumente auf allen in der GoBD (Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff) geforderten Wegen - unmittelbarer Lesezugriff (Z1), mittelbarer Zugriff über Auswertungen (Z2) und Datenträgerüberlassung in verschiedenen Formaten (Z3) - bereitgestellt werden.

Transparentes Kostenmodell


Mit unserem elektronischen Archiv bekommen Sie ein planbares und transparentes Kostenmodell. Die Kosten errechnen sich über die Anzahl der Benutzerlizenzen (Staffelpreis) sowie die Menge der zu archivierenden Daten (in Gigabyte). So können Sie die Aufwände für elektronische Archivierung im Voraus genau beziffern und mit einer Inhouse-Lösung vergleichen. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, wir unterstützen Sie gerne bei der langfristigen Planung.

Ihre Daten in unserem elektronischen Archiv - so läuft’s ab

Migration


Sie haben bereits elektronische Dokumente in einem System, wollen diese aber in unserem Archiv ablegen? Wir unterstützen Sie selbstverständlich bei der Migration der Daten. Exportierte Daten wandeln wir bei Bedarf in entsprechenden Formate um, die für die Langzeitarchivierung tauglich sind wie zum Beispiel PDF-A/3. Befinden sich unter den Dokumenten Großformate wie Pläne oder Zeichnungen können wir die bewährte MRC-Komprimierung einsetzen, die die Dateigröße der Dokumente um auf ein Zehntel verringert - und zwar ohne Qualitätsverlust. Vorhandene Metadaten werden, so weit möglich, übertragen bzw. auf Wunsch auch durch uns ergänzt.

Digitalisierung von Dokumenten


Dokumente und Akten, die Sie noch in Papierform haben können von uns gescannt und direkt elektronisch archiviert werden. Wir kümmern uns dabei komplett um die gesamte Abwicklung. Von der Logistik bis zur Vernichtung. Unser Scanprozess ist dabei so aufgebaut, dass die Finanzbehörde das gescannte Dokument akzeptieren.

Sie haben noch Fragen zum Thema elektronisches Archiv als Service? Unsere Experten in Düsseldorf und Krefeld beraten Sie gerne und erstellen Ihnen ein Angebot, dass perfekt auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist.

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