Wissensschätze schlummern im Papierarchiv

Wenn die Firma wüßt’, was die Firma weiß - warum Papierarchive Wissenstransfer hindern.

Gerade im Bereich Forschung- und Entwicklung entsteht viel Dokumentation. Ein nicht unerheblicher Teil von Projekten wird nie abgeschlossen, sondern aufgrund fehlender Machbarkeit oder Wirtschaftlichkeit abgebrochen. Aber auch bei Projekten, die erfolgreich zu Ende geführt werden, führt selten der erste Weg zum Ziel. Verschiedene technische Ansätze, Werkstoffe oder Fertigungsmethoden werden untersucht und ausgewertet. Oft liefern aber auch Rückschlage wertvolle Informationen. Vielleicht nicht genau zu diesem Zeitpunkt, aber bei späteren Projekten könnte auf dieses Wissen zurückgegriffen werden. Oft bleibt es hier beim Konjunktiv. Kein Ingenieur hat die Zeit, erst einmal zwei Tage im Archiv zu verbringen in der Hoffnung in einem Projektordner etwas hilfreiches zu finden.

Die Folge sind eine erneute Werkstoffuntersuchung, eine nochmalige Supplierrecherche oder sonst eine Tätigkeit, die hätte gespart werden können, wenn das Unternehmens-Know-How leicht zugänglich wäre. Dieses Problem wird noch verschärft, wenn das Unternehmen an mehreren Standorten Entwicklung betreibt. Wenn alles an einem Ort gebündelt ist, kann man immerhin noch das Glück haben, dass ein Kollege sich an die eine oder andere Sache erinnert. Bei mehreren Standorten gilt oftmals die Weise, dass „die linke Hand nicht weiß, was die rechte Hand macht“.

Mittlerweile wird zum Glück der Großteil der Projektdokumentation elektronisch erstellt und in Dokumentenmanagementsystem entsprechend gut suchbar gemacht. Es gibt allerdings noch mehr als genug Papier, welches sich der Suche aufgrund des nötigen Zeitaufwandes entzieht. Hier kommt die Digitalisierung ins Spiel. Das richtige Vorgehen ist hier allerdings entscheidend. Wird jedes Dokument einzeln erfasst, scheitert es schnell an den Kosten für die inhaltliche Erschließung und Indexierung. Wird nur alles durch den Scanner gejagt, ist man am Ende in der gleichen Situation wie am Anfang - man sucht die Nadel im Heuhaufen.

Zielführend ist ein intelligenter Ansatz, bei dem Digitalisierung, automatische Klassifizierung und Indexierung sowie manuelle Qualitätsprüfung verbunden werden. Hier gilt in der Regel auch der Pareto-Satz, dass mit zwanzig Prozent Aufwand schon achtzig Prozent Ergebnis erreicht werden. Den Kern bildet dabei die Frage, wie nach den Informationen gesucht wird. Anhand von Fragestellung kann man die inhaltliche Erfassung feintunen, dass auch dieses Unternehmens-Wissen sich nicht länger dem Zugriff der Mitarbeiter entzieht.