Tschüss manuelle Dateneingabe

Dateneingabe manuell zu vollziehen ist nicht nur mühsam für Ihre Mitarbeiter und kostet nicht notwendigen Arbeitsaufwand, sondern ist auch ineffektiv, denn häufig schleichen sich Fehler ein. 

Fehler können sich wie z. B. bei der Dokumentation von Kalibrierungsprozessen auch potenzieren. Trotzdem geben rund 76 % befragter Büroangestellten in einer aktuellen Studie von „Zapier“ an, täglich manuell Daten einzugeben.

Manuell bedeutet hier entweder Daten (z. B. Messstände in der Produktion) mithilfe einer Tabellenkalkulationssoftware festzuhalten oder sogar ganz altmodisch mit Stift und Papier zu dokumentieren. Dann ist sogar eine Vorgehensweise in zwei Schritten nötig, denn die handschriftlichen Notizen müssen anschließend beispielsweise in eine Exceltabelle übertragen werden, um überhaupt verwendet werden zu können. Gerade wenn ein Laptop nicht direkt mit in die Produktionsstraße genommen werden kann, scheint dies der einzige Weg zu sein. Übernimmt die Datenübertragung dann noch ein anderer Mitarbeiter und wird vor eine unleserliche Handschrift gestellt, sind Fehler einprogrammiert. Ganz zu schweige von Flüchtigkeitsfehlern aufgrund menschlichen Versagens.

Das kann doch nicht wahr sein? Doch ist es! Das Problem liegt häufig darin, dass Unternehmen sich den Risiken und Nachteilen der manuellen Dateneingabe zwar bewusst sind, aber dies eine weitere Herausforderung auf der Tagesliste neben dem laufenden Geschäft ist. Dafür fehlt erst einmal die Kapazität.

Wir möchten mit Ihnen ins Gespräch kommen und erklären Ihnen, warum Sie heute noch mit KI gestützter Datendokumentation beginnen sollten und wie wir Ihnen dabei helfen werden.

Welche Möglichkeiten haben Sie?

Vielleicht haben Sie als erstes daran gedacht, Ihre Dateneingabeaufgaben an ein anderes Unternehmen abzugeben? Somit würden Ihre eigenen Mitarbeiter entlastet und Sie müssten sich um diese sich wiederholende Arbeit nicht mehr sorgen. Aber Outsourcing ist nicht immer die optimale Lösung, denn:

• Sie müssen Ihre Daten offenlegen
• Das beauftragte Unternehmen kennt Ihre Fokussetzung und Geschäftsprozesse nicht
• Das beauftragte Unternehmen muss sich auch auf andere Aufträge kümmern und hat nur die geteilte Aufmerksamkeit für Ihr Anliegen

Ihre Daten müssen mit großer Sorgfalt behandelt werden, weshalb in einigen Fällen der Dateneingabe eine Lösung innerhalb der eigenen vier Wände die bessere Wahl sein kann. Daher raten wir Ihnen, das Problem nicht wegzuschieben, sondern die Herausforderung anzunehmen, indem Sie sich mit dem Einsatz von Maschinen und Computern beschäftigen. Im Idealfall implementieren Sie daher Computer in Ihre Produktions- und Arbeitsprozesse, um Daten zu erheben und zu dokumentieren. Am fortschrittlichsten sind hier beispielsweise Kalibriergeräte, die vollelektronisch Daten speichern und in die Kalibriersoftware übertragen.

Manchmal ist dies natürlich nicht möglich, weshalb wir uns als Digitalisierungsdienstleister auf Lösungen spezialisiert haben, um dennoch menschliche Fehler zu minimieren und an der passenden Stelle den Hebel anzusetzen. Dabei legen wir als Vorreiter in Sachen innovativer Technologien unseren Fokus auf Maschinen, die regelbasiert oder intelligent vorgehen.

Unsere Maschinen können Dokumente und Bilder erkennen und Daten extrahieren. Das ist nicht immer ganz einfach, denn regelbasierte Software kann nur aus gut strukturierten Dokumenten Daten konvertieren und damit die manuelle Dateneingabe reduzieren. Wenn Sie aber semi-strukturierte (z. B. Rechnungen und Quittungen) und unstrukturierte Dokumente (z. B. dem Hauptteil einer E-Mail) erfassen möchten, muss lernende Intelligenz zum Einsatz kommen. Das Dateneingabeprogramm, das KI gestützt funktioniert, findet auf der Basis von in der Vergangenheit eingegebenen Daten die richtigen Punkte und gibt diese in das System ein. So kann die Technologie aus weniger komplexen Mustern lernen und aus unstrukturierten Dokumenten strukturierte erstellen.

Obwohl der Einsatz von KI sehr gut funktioniert und die Maschine sehr schnell lernt, halten wir besonders für die Implementierung in den firmeninternen Workflow die Kombination von Mensch und Maschine für die beste Methode. So wird durch unsere KI „ezy.index“ bis zu 35 % des Prozesses automatisiert, aber trotzdem von einem Mitarbeiter überwacht und kontrolliert. Gleichzeitig lernt die Software aus allen Modifikationen, die der Mitarbeiter vornimmt, und verbessert sich dadurch fortlaufend.

Uns ist es ein Anliegen, Sie über die Digitalisierungsmöglichkeiten für Ihr Unternehmen zu informieren und für Sie die richtige Methode aus Outsourcing und innerhouse Lösung zu finden. Sprechen Sie uns gerne an, um der manuellen Dateneingabe endlich lebe wohl zu sagen.

Bild: https://stock.adobe.com/de/images/analyst-working-with-business-analytics-and-data-management-system-on-computer-to-make-report-with-kpi-and-metrics-connected-to-database-corporate-strategy-for-finance-operations-sales-marketing/393791829?asset_id=393791829 © NicoElNino